Mô tả Công việc
MỤC TIÊU VỊ TRÍ: Sale Admin là người đảm bảo toàn bộ quy trình bán hàng sau khi có khách hàng được vận hành trơn tru - từ soạn báo giá, theo dõi đơn hàng, phối hợp nội bộ đến chăm sóc sau bán và báo cáo. Vị trí này giảm tải trực tiếp cho Ban Giám đốc và đội sale, để họ tập trung vào phát triển khách hàng mới.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:
Xử lý báo giá & hợp đồng:
Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ sale/khách hàng, phối hợp kỹ thuật để xác nhận thông số
Soạn báo giá theo đúng template công ty, quản lý phiên bản khi khách yêu cầu chỉnh sửa
Soạn thảo hợp đồng từ template, điền đầy đủ thông tin, theo dõi tiến độ ký kết
Lưu trữ và quản lý hồ sơ báo giá, hợp đồng theo từng khách hàng
Điều phối đơn hàng & phối hợp nội bộ:
Tiếp nhận đơn hàng đã chốt, mẫu khách gửi, tạo lệnh sản xuất / dịch vụ gửi bộ phận kỹ thuật và xưởng
Theo dõi tiến độ sản xuất, cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng kịp thời
Phối hợp với bộ phận kho, vận chuyển để đảm bảo
giao hàng đúng hẹn, đặt ship
Xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng
Chăm sóc khách hàng sau bán:
Gửi email/Zalo cảm ơn sau khi giao hàng, hỏi thăm phản hồi sản phẩm/dịch vụ
Nhắc lịch bảo hành, bảo trì định kỳ cho từng khách hàng theo hợp đồng
Tiếp nhận phản ánh/khiếu nại, phân loại và chuyển đúng bộ phận xử lý
Duy trì liên lạc định kỳ với khách hàng cũ (không để im lặng quá 30 ngày)
Quản lý dữ liệu khách hàng (CRM):
Cập nhật đầy đủ thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, trạng thái từng khách hàng
Nhắc sale về cơ hội tái mua, hợp đồng sắp hết hạn, khách hàng chưa được liên hệ lại
Phân loại danh sách khách hàng theo ngành, quy mô, loại sản phẩm/dịch vụ
Hỗ trợ hoạt động bán hàng:
Chuẩn bị tài liệu trước khi sale đi gặp khách: profile công ty, catalog, báo giá tham khảo
Soạn email follow-up sau các cuộc họp theo brief từ sale/giám đốc
Lên lịch hẹn khách hàng, nhắc lịch cho đội sale
Hỗ trợ chuẩn bị nội dung thuyết trình, đề xuất dự án khi cần
Báo cáo & theo dõi công nợ:
Tổng hợp báo cáo doanh số tuần/tháng: đơn mới, đơn đang xử lý, đơn hoàn thành
Theo dõi công nợ, chủ động nhắc khách thanh toán đúng theo điều khoản hợp đồng
Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi báo giá thành hợp đồng, báo cáo lên cấp trên