Sale Admin (Lương 10-12 Triệu)CÔNG TY TNHH KHOA HỌC KỸ THUẬT VIETLAB

1. Thầu
· Theo dõi báo đấu thầu, mua sắm công để tổng hợp thông tin các gói thầu, gửi đến bộ phận kinh doanh xem xét
· Theo dõi các gói thầu tham gia, tổng hợp hồ sơ thầu gửi các bộ phận liên quan
· Làm hồ sơ thầu:
+ Chuẩn bị giấy tờ: Catalog, phân loại, phiếu tiếp nhận, công bố, ISO, thư ủy quyền, tờ khai hải quan, ... thuộc danh
+ Chuẩn bị các form mẫu, bảng biểu liên quan đến gói thầu
+ Kiểm tra, đối chiếu, rà soát hồ sơ thầu, truyền thầu và lưu trữ tài liệu gói thầu.
+ Theo dõi tiến độ gói thầu (làm rõ, thương thảo, bảo lãnh, hợp đồng...)
2. Công việc hành chính khác
· Đầu mối liên lạc với bên chuyển phát nhanh ( đóng, nhận hàng, thư (nếu có), tổng hợp Bill, check vận chuyển,...),
· Chuẩn bị báo giá, hợp đồng, thương thảo hợp đồng cho khách hàng, lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ liên quan.
· Theo dõi công văn, hợp đồng, thông báo liên quan đến việc cung cấp hàng hóa trong thầu, bàn giao và nhận hợp
· Hoàn thiện hồ sơ thanh toán (Biên bản nghiệm thu, 08a...), thanh lý hợp đồng, đối chiếu công nợ với khách hàng
· Tạo các báo cáo theo yêu cầu, soạn thảo các văn bản, giấy tờ theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh.
· Lập báo cáo theo dõi tình hình tham gia các gói thầu từ tham dự thầu, trúng thầu/trượt thầu, thực hiện hợp đồng,
Hỗ trợ bộ phận kinh doanh đặt hàng, xuất hàng, bàn giao hàng hóa khi có yêu cầu
· Kiểm kho, đối chiếu số liệu tồn kho, hàng mẫu hàng tháng với Kế toán, làm nhãn phụ (nếu có)....
· Tiếp nhận thông tin, khiếu nại của khách hàng trao đổi với bộ phận kinh doanh để phối hợp giải quyết.
· Hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh các công việc phát sinh khác.
· Tiếp nhận thông tin của các đơn vị liên hệ với công ty và gửi bộ phận phụ trách.
· Theo dõi chấm công nhân viên, tổng hợp và gửi mail cho toàn bộ nhân viên vào cuối mỗi tháng.
· Liên hệ với các ứng viên nộp hồ sơ và sắp xếp lịch phỏng vấn cho mỗi đợt tuyển dụng của công ty.
· Đặt văn phòng phẩm, nước uống mỗi tháng.
· Tổ chức liên hoan công ty theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
· Lập báo cáo định kỳ theo tuần/ theo tháng gửi Ban Giám đốc theo dõi về hồ sơ thầu, ngày nghỉ nhân viên,
· Các công việc khác: liên hệ với các đơn vị để lấy hóa đơn bản mềm
· Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc và các bộ phận.