Sales Admin Staff

Mô tả Công việc
Job Description:
- Review sales contracts, process contract terminations, and track payments due.
- Translate or assist in coordinating translations with outsourced companies.
- Receive, present for approval, and distribute documents to departments according to the correct authorization.
- Assist the department head in preparing work progress reports, track job processing, product sales information, dates, stock quantities, etc., from S&OP of sales channels, and compile this information in tracking files.
- Store customer information (policies, contracts, data, contact lists, various documents, certifications, etc.).
- Archive and manage the Sales Department's documents, including sales policies, price lists, promotions, and provide information to the Sales team as needed.
- Find suppliers and sample suitable products per customer requests (for domestic trade cases).
- Monitor product samples sent to customers and POSM items.
- Ensure the accuracy of stored data.
- Participate in Sales team meetings, note down meeting content and tasks, and support follow-up actions to meet deadlines.
- Schedule internal meetings and inform supervisors and relevant departments for participation.
- Prepare meeting minutes and reports as required.
- Assist with event support when needed; Support product displays on new store shelves.
- Monitor and understand product registration and import progress.
- Receive orders and prepare requests for dispatch.
- Support Logistics when needed.
Benefits:
- Salary: 15,000,000 - 18,000,000 VND/month.
- Full 100% social insurance contributions.
- 13th month salary.
- Mobile allowance.
- Working hours: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday to Friday.
Job Description:
- Kiểm tra hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng và theo dõi thanh toán khi đến hạn.
- Dịch thuật hoặc hỗ trợ theo dõi dịch thuật với các công ty outsource.
- Tiếp nhận và trình ký hồ sơ, chuyển giao hồ sơ cho các phòng ban theo đúng phân quyền.
- Hỗ trợ trưởng phòng lập báo cáo tiến độ công việc, theo dõi tiến độ xử lý công việc, thông tin sản phẩm đang bán, date, số lượng hàng tồn,... từ S&OP của các kênh bán hàng, tổng hợp thông tin vào file theo dõi,
- Lưu trữ thông tin khách hàng (chính sách, hợp đồng, data, contact list, các loại giấy tờ, chứng từ...).
- Lưu trữ và quản lý các chứng từ của phòng Kinh doanh bao gồm: chính sách bán hàng, bảng giá, chương trình khuyến mãi...và cung cấp thông tin cho Sales team khi cần.
- Tìm nhà cung cấp và sample các sản phẩm phù hợp theo yêu cầu của khách hàng (trường hợp thương mại trong nước).
- Theo dõi hàng mẫu gửi khách hàng, các vật dụng POSM.
- Chịu trách nhiệm về độ chính xác của số liệu lưu trữ.
- Tham gia cùng các buổi họp của Sales team, ghi chú nội dung buổi họp các công việc cần thực hiện, hỗ trợ push thực hiện theo deadline.
- Đặt lịch họp nội bộ và thông báo đến cấp trên và các Phòng ban liên quan tham gia.
- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu.
- Tham gia hỗ trợ event khi cần thiết; Hỗ trợ trưng bày khi hàng lên kệ ở những cửa hàng mới.
- Follow và nắm tiến độ đăng ký sản phẩm, tiến độ nhập hàng.
- Nhận đơn hàng, làm yêu cầu xuất hàng.
- Hỗ trợ phòng Logistics khi cần.
Phúc lợi:
- Lương: 35.000.000 - 40.000.000 triệu/tháng.
- Đóng BH full 100%.
- Lương tháng 13.
- Phụ cấp điện thoại.
- Giờ làm việc: 8:00-17:00 thứ 2 tới thứ 6.