Sales Admin

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm quản lý giỏ hàng dự án, vận hành hệ thống đặt giữ chỗ/đặt cọc (Booking/Lock căn), kiểm soát tài liệu thủ tục giao dịch (Cọc, HĐMB), quản lý dữ liệu đại lý/sàn phân phối và hỗ trợ công tác vận hành Nhà mẫu (Sales Gallery/Show Unit).
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý Giỏ hàng & Vận hành Giao dịch (Inventory & Booking Management)
• Quản lý, cập nhật trạng thái giỏ hàng (Inventory/Bảng hàng) theo thời gian thực (Real-time) trên hệ thống (CRM, phần mềm quản lý BĐS).
• Xử lý, xác nhận phiếu đăng ký nguyện vọng, phiếu giữ chỗ (Booking), phiếu đặt cọc và lock căn từ Đội ngũ Bán hàng trực tiếp (Direct Sales) hoặc Các sàn/đại lý phân phối.
• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nộp tiền (chuyển khoản, biên nhận tiền cọc) trước khi xác nhận giao dịch thành công.
2. Soạn thảo, Quản lý Hồ sơ & Thủ tục Bán hàng (Sales Documentation)
• Soạn thảo và phát hành các chứng từ giao dịch: Thỏa thuận đặt cọc (TTĐC), Văn bản thỏa thuận (VBTT), Hợp đồng Mua bán (HĐMB), Phụ lục hợp đồng,... theo mẫu chuẩn.
• Theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng, tính đầy đủ của hồ sơ pháp lý nhân thân của khách hàng.
• Theo dõi, nhắc nhở lịch thanh toán các đợt tiếp theo của khách hàng, phối hợp với Bộ phận Kế toán/Tài chính đối soát công nợ và tiền về.
• Xử lý các thủ tục phát sinh: Chuyển nhượng HĐMB, thanh lý, hoàn tiền cọc, giải quyết các thay đổi thông tin trên hợp đồng.
3. Phối hợp & Quản lý Đội ngũ Bán hàng / Hệ thống Đại lý (Agency Management)
• Cung cấp, cập nhật kịp thời tài liệu dự án (Brochure, Bảng giá, Chính sách bán hàng - CSBH, Q&A) cho dàn Sales nội bộ và các Đại lý F1/F2.
• Theo dõi, tính toán và đối soát hoa hồng (Commission) bán hàng, phí dịch vụ cho các Đại lý/Sàn phân phối và Nhân viên kinh doanh nội bộ.
• Giải đáp các thắc mắc của Sales/Sàn về quy trình giao dịch, chính sách bán hàng và trạng thái căn hộ.
4. Vận hành Sales Gallery / Nhà mẫu & Hỗ trợ Sự kiện (Sales Operations & Events)
• Phối hợp quản lý vận hành trực tại Nhà mẫu (Sales Gallery/Show Unit): Tiếp đón khách hàng thăm quan, sắp xếp lịch trực cho Sales/Sàn.
• Phối hợp với phòng Marketing & Event tổ chức các sự kiện bán hàng, Lễ mở bán (Launch Event), Lễ ra quân (Kick-off), Sự kiện Tri ân.
• Quản lý phiếu thu, ấn phẩm bán hàng (sales kit), quà tặng sự kiện tại Sales Gallery.
5. Báo cáo & Lưu trữ dữ liệu (Reporting & Data)
• Lập các báo cáo định kỳ (ngày/tuần/tháng) hoặc đột xuất về: Báo cáo giao dịch, tiến độ cọc/ký HĐMB, doanh số bán hàng, tồn kho dự án.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ giao dịch của khách hàng (bản cứng và bản mềm) một cách khoa học và bảo mật theo quy định công ty.