Sales Support / Sales Admin / Hỗ trợ bán hàng

Mô tả Công việc
ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
Văn phòng Hà Nội: 89 Hoàng Văn Thái, Phường Phương Liệt, Thành phố Hà Nội.
THỜI GIAN LÀM VIỆC: THỨ HAI - THỨ SÁU (8:00 - 17:30)
Chào giá và đấu thầu:
Nhận hồ sơ thầu/yêu cầu chào giá dự toán từ Bộ phận Kinh doanh hoặc Trưởng Phòng.
Tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) và hỏi giá từ nhà sản xuất/đại diện/trading để làm rõ các thông tin liên quan đến gói thầu/yêu cầu chào giá.
Chuẩn bị và Thực hiện các báo giá, chào hàng, chào thầu.
Làm rõ Hồ sơ chào thầu với NCC khi nhận được yêu cầu từ bên mời thầu/khách hàng.
Thực hiện hợp đồng:
Kiểm tra phạm vi cung cấp và thống nhất các điều khoản trong hợp đồng nháp với KSBH (kỹ sư bán hàng) trước khi trình lãnh đạo ký duyệt hợp đồng.
Phối hợp với kế toán mở các loại bảo lãnh theo yêu cầu của hợp đồng.
Quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tiến độ thanh toán của từng hợp đồng và chuẩn bị các chứng từ liên quan cho từng mốc thanh toán.
Tổ chức quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác của phòng theo quy định hiện hành.
Mua hàng và theo dõi đơn hàng:
Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và lưu trữ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của công ty.
Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp.
Xác định các yêu cầu mua hàng về số lượng, chủng loại, kích thước hay các thông số kỹ thuật cần thiết để lên hợp đồng.
Đàm phán với nhà cung cấp để đạt giá tốt, giảm chi phí đầu vào và tăng lợi nhuận.
Soạn thảo hợp đồng mua hàng theo mẫu của phòng.
Lập kế hoạch thanh toán theo tuần để chuẩn bị ngân sách cho việc mua hàng.
Theo dõi và cập nhật kịp thời tiến độ với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
Kiểm tra hàng hóa và chứng từ khi nhận hàng, chụp hình hàng hóa và lưu trữ theo đúng quy định.
Báo cáo các phát sinh nếu có và đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.
Xuất nhập khẩu hàng hoá
- Lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp và thương lượng cước vận chuyển cùng các điều khoản hợp đồng với bên vận chuyển.
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu, đơn vị vận chuyển để đặt lịch vận chuyển phù hợp với tiến độ công việc.
- Lên kế hoạch và giám sát chặt chẽ quá trình giao nhận hàng đến và đi.
- Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu và lên tờ khai hải quan / giám sát các dịch vụ khai hải quan, đảm bảo các lô hàng được xử lý theo đúng quy trình.
- Theo dõi và kiểm soát lịch trình vận chuyển và giao nhận hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh khi giao nhận hàng thông quan cũng như các vấn đề thuê xe, kho bãi.
- Thiết lập ngân sách và đánh giá hiệu quả các khoản chi phí của từng lô hàng.
- Đảm bảo các hoạt động của bộ phận tuân thủ đúng các quy định pháp luật về xuất nhập khẩu hàng hóa và hợp tác thương mại.