Security Admin Staff

Mô tả Công việc
Brief summary of job profile:
The Security Admin Staff Support is responsible for supporting the operational activities of the security department nationwide. This position involves data management, reporting, documentation coordination, and collaboration with various departments to ensure smooth operations and efficiency
Nhân viên Hỗ trợ An ninh có trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động vận hành của phòng an ninh trên toàn quốc. Vị trí này liên quan đến quản lý dữ liệu, báo cáo, phối hợp tài liệu và hợp tác với các bộ phận khác nhau để đảm bảo hoạt động trôi chảy và hiệu quả.
Key Accountabilities:
Build and maintain comprehensive databases for security-related data, ensuring data accuracy and integrity/ Xây dựng và duy trì các dữ liệu liên quan đến an ninh, đảm bảo tính chính xác và trung thực của dữ liệu.
Prepare detailed weekly, monthly, and annual reports (using Excel, Power BI, Dashboard, etc. tools)/ Chuẩn bị báo cáo chi tiết hàng tuần, hàng tháng và hàng năm (sử dụng các công cụ Excel, Power BI, Dashboard...)
Assist in developing operational staffing plans for security personnel and in creating and revising security and protection plans/ Hỗ trợ phát triển kế hoạch định biên hoạt động cho nhân viên an ninh và xây dựng, sửa đổi các phương án bảo vệ.
Assist in the preparation and monitoring of the security budget; log, track, and process expense reports and check requests; process purchasing requests/ Hỗ trợ chuẩn bị và theo dõi ngân sách của phòng ban; ghi nhận, theo dõi và xử lý báo cáo chi tiêu và các đề xuất; thực hiện các yêu cầu mua sắm (PR).
Assist the Security Department managers with all daily secretarial and administrative tasks, schedule meetings and make department travel arrangements/ Hỗ trợ các quản lý của Phòng An ninh trong tất cả các công việc hành chính hàng ngày, sắp xếp lịch họp, và hỗ trợ chuẩn bị các chuyến đi công tác của phòng ban.
Prepare presentation materials and take minutes of meetings as required/ Chuẩn bị tài liệu thuyết trình và ghi biên bản các cuộc họp khi cần.
Maintain organized records of all processed documents for easy retrieval/ Quản lý tất cả các hồ sơ, tài liệu ngăn nắp để dễ dàng truy xuất.
Document and manage records of disciplinary actions taken within the security team/ Ghi chép và quản lý hồ sơ ghi nhận thông tin xử lý kỷ luật của phòng ban.
Maintain files related to candidate recruitment and selection/ Quản lý hồ sơ liên quan đến việc tuyển dụng và lựa chọn ứng viên.
Assist in the onboarding process for new security personnel/ Hỗ trợ tiếp nhận, hướng dẫn cho nhân viên an ninh mới.
Collaborate with various departments to ensure timely processing of documentation/ Hợp tác với các bộ phận khác để đảm bảo xử lý tài liệu kịp thời.
Manage incoming and outgoing emails and official correspondence with various departments/ Quản lý email, công văn làm việc với các phòng ban khác.
Provide precise translation and interpretation services when needed/ Hỗ trợ dịch văn bản và phiên dịch khi cần.
Perform other tasks assigned by direct managers or the management team/ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của các quản lý trực tiếp hoặc ban Giám đốc.
Build and maintain comprehensive databases for security-related data, ensuring data accuracy and integrity/ Xây dựng và duy trì các dữ liệu liên quan đến an ninh, đảm bảo tính chính xác và trung thực của dữ liệu.
Prepare detailed weekly, monthly, and annual reports (using Excel, Power BI, Dashboard, etc. tools)/ Chuẩn bị báo cáo chi tiết hàng tuần, hàng tháng và hàng năm (sử dụng các công cụ Excel, Power BI, Dashboard...)
Assist in developing operational staffing plans for security personnel and in creating and revising security and protection plans/ Hỗ trợ phát triển kế hoạch định biên hoạt động cho nhân viên an ninh và xây dựng, sửa đổi các phương án bảo vệ.
Assist in the preparation and monitoring of the security budget; log, track, and process expense reports and check requests; process purchasing requests/ Hỗ trợ chuẩn bị và theo dõi ngân sách của phòng ban; ghi nhận, theo dõi và xử lý báo cáo chi tiêu và các đề xuất; thực hiện các yêu cầu mua sắm (PR).
Assist the Security Department managers with all daily secretarial and administrative tasks, schedule meetings and make department travel arrangements/ Hỗ trợ các quản lý của Phòng An ninh trong tất cả các công việc hành chính hàng ngày, sắp xếp lịch họp, và hỗ trợ chuẩn bị các chuyến đi công tác của phòng ban.
Prepare presentation materials and take minutes of meetings as required/ Chuẩn bị tài liệu thuyết trình và ghi biên bản các cuộc họp khi cần.
Maintain organized records of all processed documents for easy retrieval/ Quản lý tất cả các hồ sơ, tài liệu ngăn nắp để dễ dàng truy xuất.
Document and manage records of disciplinary actions taken within the security team/ Ghi chép và quản lý hồ sơ ghi nhận thông tin xử lý kỷ luật của phòng ban.
Maintain files related to candidate recruitment and selection/ Quản lý hồ sơ liên quan đến việc tuyển dụng và lựa chọn ứng viên.
Assist in the onboarding process for new security personnel/ Hỗ trợ tiếp nhận, hướng dẫn cho nhân viên an ninh mới.
Collaborate with various departments to ensure timely processing of documentation/ Hợp tác với các bộ phận khác để đảm bảo xử lý tài liệu kịp thời.
Manage incoming and outgoing emails and official correspondence with various departments/ Quản lý email, công văn làm việc với các phòng ban khác.
Provide precise translation and interpretation services when needed/ Hỗ trợ dịch văn bản và phiên dịch khi cần.
Perform other tasks assigned by direct managers or the management team/ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của các quản lý trực tiếp hoặc ban Giám đốc.