Senior Purchasing Executive | PURO HOUSE

1. Inventory Management
Xác định mức đặt hàng dựa trên tồn thực tế và tốc độ tiêu thụ từng khối bếp - không đặt theo cảm tính hoặc lặp lại kỳ trước.
Chủ động cảnh báo nguyên liệu có nguy cơ tồn dư/hết hạn hoặc thiếu hụt trước khi xảy ra.
2. Purchasing Operations
Kiểm tra chính xác giá, tên hàng, đơn vị tính trên Order trước khi phát hành.
Đặt hàng đúng thời điểm theo Lead Time từng NCC, không theo lịch cố định máy móc.
Đảm bảo toàn bộ quy trình đặt hàng → chứng từ tuân thủ quy định nội bộ.
3. Supplier Performance Management
Theo dõi tỷ lệ giao đúng hạn/đủ số lượng/đủ chứng từ theo thời gian, không xử lý từng vụ rồi quên.
Phân tích nguyên nhân khi NCC lặp lại lỗi - phân biệt sự cố đơn lẻ hay vấn đề năng lực hệ thống.
Báo cáo định kỳ hiệu suất NCC cho Giám đốc Tài chính kèm đề xuất xử lý; quyết định cuối thuộc cấp trên.
4. Cost Control
Cảnh báo ngay khi giá NCC biến động bất thường.
Tránh chi phí ẩn do đặt dư gây tồn kho/hết hạn/hao hụt.
Đề xuất tối ưu chi phí trong phạm vi NCC hiện tại (gộp đơn, điều chỉnh tần suất) - không tự đàm phán/đổi NCC.
5. Supply Risk Management
Nhận diện sớm nguyên liệu rủi ro cao (độc quyền NCC, biến động giá theo mùa, Lead Time dài) và có phương án dự phòng.
Cảnh báo sớm khi NCC có dấu hiệu bất ổn - không chờ gián đoạn thực sự.
6. Purchasing Data Analysis
Phân tích dữ liệu đặt/nhận hàng để phát hiện bất thường (tiêu thụ vượt dự kiến, biến động giá, NCC tăng lỗi).
Mọi báo cáo phải có nhận định và đề xuất hành động, không chỉ liệt kê số liệu.
7. Documentation & Compliance
Đảm bảo mọi đơn hàng có đầy đủ Order + phiếu giao hàng đúng quy định trước khi chuyển Kế toán.
Chịu trách nhiệm trực tiếp về tính chính xác chứng từ; lưu trữ hồ sơ có hệ thống, truy xuất nhanh.
8. Warehouse Coordination
Phối hợp trực tiếp với Kho để đảm bảo hàng hóa được luân chuyển và bảo quản đúng chuẩn - không chỉ đặt hàng rồi bàn giao.
Phối hợp kiểm kê định kỳ; đối chiếu chênh lệch sổ sách - thực tế.
Kiểm soát nguyên tắc FIFO/FEFO và hàng cận date tại kho.
Theo dõi Slow Moving, Dead Stock, Overstock - đề xuất xử lý (khuyến mãi nội bộ, trả hàng, ngừng đặt).
Phối hợp xử lý hàng trả NCC (đổi trả, giao thiếu/sai) đến khi hoàn tất.
9. Cross-functional Collaboration
Chủ động làm việc với NCC để xử lý sự cố - không chờ nhắc.
Phối hợp Kế toán để số liệu tồn kho, chứng từ, công nợ NCC khớp và minh bạch.
Phối hợp Kitchen/Warehouse/QC/Operations/Admin để đảm bảo toàn chuỗi cung ứng đồng bộ.
10. Continuous Improvement
Hàng tháng: tối thiểu 1 cải tiến vận hành (quy trình, biểu mẫu, thời gian xử lý, chi phí, phối hợp), có theo dõi kết quả.
Hàng quý: tối thiểu 1 cải tiến ở cấp hệ thống (SOP, Cost Saving đo được, Supplier Performance).
NHÓM XÂY DỰNG HỆ THỐNG
11. SOP Thu mua
Thiết kế, viết và trình ban hành toàn bộ SOP Thu mua, gồm:
Quy trình chính: Request → Approval → PO → Delivery → Receiving → Invoice → Payment.
7 quy trình xử lý ngoại lệ: hàng lỗi, đổi trả, NCC giao thiếu, NCC giao sai, hàng khẩn, kiểm soát giá, kiểm kê.
12. Chuẩn hóa Dữ liệu Hàng hóa (Master Data)
Master Item List, mã hàng (SKU), đơn vị tính và quy cách thống nhất toàn chuỗi.
MOQ và Lead Time theo từng mặt hàng/NCC.
Safety Stock và Reorder Point cho từng mặt hàng trọng yếu.
13. Định mức Tồn kho & Tiêu hao
Phối hợp Bếp và Operations xây dựng:
Min-Max Stock và tần suất đặt hàng theo Lead Time thực tế.
Định mức tiêu hao theo công thức món và định mức hao hụt cho phép theo nhóm hàng.
Định mức tồn kho riêng theo quy mô từng cửa hàng.
14. Supplier Management & Vendor Development
Supplier Database, Supplier Evaluation, Supplier Scorecard theo quý.
SLA/KPI theo NCC: On Time Delivery, Fill Rate, Quality, Complaint Rate, Response Time.
Vendor Development: tìm NCC dự phòng, benchmark giá & chất lượng, khảo sát NCC mới, đề xuất thay thế khi NCC hiện tại yếu kém - Purchasing đề xuất, quyết định cuối thuộc cấp trên
15. Purchasing Calendar: Xây dựng và duy trì lịch vận hành để thu mua có tính kế hoạch, không xử lý theo phát sinh
16. Biểu mẫu & Cost Report
Chuẩn hóa bộ biểu mẫu: PR, PO, Receiving Checklist, Supplier Evaluation Form, Price Comparison, Approved Supplier List, Vendor Master, Purchase Tracker.
Cost Report hàng tháng gửi Giám đốc Tài chính: Top nguyên liệu tăng/giảm giá, Purchase Saving, Price Variance, phân tích nguyên nhân và đề xuất hành động.