Service Coordinator

Giới thiệu công ty
FOSS có hơn 50 năm kinh nghiệm cung cấp thiết bị phân tích chất lượng cho ngành Thực phẩm toàn cầu. FOSS Vietnam có đội ngũ sales, application và customer support trải khắp khu vực.
Mục đích công việc
Service Coordinator là cầu nối giữa khách hàng và đội ngũ kỹ thuật, đồng thời đảm nhiệm vai trò điều phối hoạt động hàng ngày của phòng Service. Vị trí này quản lý toàn bộ quy trình dịch vụ - từ tiếp nhận yêu cầu ban đầu, lập báo giá, đặt phụ tùng, đến điều phối công việc cho kỹ sư dịch vụ - nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ dịch vụ phù hợp với giá trị cốt lõi của FOSS, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận và bên liên quan nội bộ lẫn bên ngoài.
Nhiệm vụ chính
1. Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ của khách hàng qua điện thoại/email, ghi nhận đầy đủ vào Service Database
2. Lập báo giá dịch vụ (Service Quotations) theo yêu cầu
3. Điều phối và sắp xếp lịch công tác cho Engineer/Application (PMA, lắp đặt, xử lý sự cố, sửa chữa tại xưởng,
hỗ trợ bán hàng); quản lý lịch làm việc chung của đội
4. Đặt hàng phụ tùng phục vụ công tác dịch vụ
5. Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo chứng từ, hồ sơ hợp lệ sau khi công việc đã hoàn tất
6. Quản lý Service Database: cập nhật/đảm bảo Master Data chính xác, sửa giao dịch lỗi, theo dõi giao dịch
còn mở, bảo trì hàng ngày/tuần/tháng; đảm bảo backlog ở mức tối thiểu
7. Lên kế hoạch triển khai technical notes; báo cáo khi thiếu nguồn lực
8. Báo cáo sự cố hệ thống cho IT helpdesk và đề xuất cải tiến quy trình cho bộ phận phụ trách