Tender Administrator

Egis Vietnam đang tìm kiếm một Tender Administrator để quản lý tập trung hồ sơ thầu, dữ liệu và tiến độ thầu, đồng thời phối hợp chặt chẽ với nhà phân phối và các phòng ban nội bộ nhằm đảm bảo các yêu cầu liên quan đến đấu thầu được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Quản lý và điều phối hoạt động đấu thầu
• Là đầu mối tiếp nhận thông báo mời thầu, kế hoạch đấu thầu, yêu cầu hồ sơ, kết quả thầu và các mốc thời gian liên quan từ nhà phân phối.
• Theo dõi lịch đấu thầu và tiến độ thực hiện, chủ động cảnh báo các rủi ro về thời hạn hoặc thiếu hồ sơ.
• Kiểm tra tính hợp lệ, phiên bản, chữ ký và dấu trên các tài liệu trước khi sử dụng cho hồ sơ thầu.
• Phối hợp với nhà phân phối trong việc nộp hồ sơ, bổ sung thông tin và lưu trữ đầy đủ các bằng chứng liên quan.
• Theo dõi và xử lý các yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung hồ sơ, đồng thời phối hợp với các bộ phận nội bộ khi cần thiết.
Quản lý dữ liệu và theo dõi sau trúng thầu
• Cập nhật cơ sở dữ liệu đấu thầu bao gồm thông tin cơ hội thầu, sản phẩm, giá được phê duyệt, số lượng, kết quả và thời hạn hợp đồng.
• Theo dõi sản lượng trúng thầu, đơn hàng, doanh số thực hiện, tồn lượng hợp đồng và các hoạt động sau trúng thầu.
• Đối soát dữ liệu giữa nhà phân phối và công ty, phát hiện và báo cáo kịp thời các sai lệch.
• Chuẩn bị báo cáo định kỳ về tình hình đấu thầu, kết quả thầu và chất lượng dữ liệu.
Phối hợp liên phòng ban
• Làm việc với các bộ phận Tender, Regulatory, Finance, Supply Chain, Quality và Legal/Compliance để thu thập và hoàn thiện hồ sơ.
• Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu phục vụ đánh giá cơ hội thầu, phê duyệt giá và các quyết định liên quan.
• Duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu kiểm tra và đánh giá nội bộ.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý.