II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Hỗ trợ điều hành dự án
• Sắp xếp lịch họp, lịch công tác và các chương trình làm việc của Ban
Quản lý Dự án.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, thư mời, biên bản họp và các tài liệu phục vụ công tác điều hành.
• Ghi nhận nội dung cuộc họp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các kết luận, chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho các buổi họp, hội nghị và các chuyến công tác dự án.
2. Theo dõi tiến độ dự án
• Cập nhật tiến độ triển khai từ các Ban/Phòng, Nhà thầu và Ban Quản lý Dự án.
• Tổng hợp báo cáo tiến độ theo ngày, tuần, tháng.
• Theo dõi các mốc tiến độ (Milestone), nhắc việc và cảnh báo các đầu việc có nguy cơ chậm tiến độ.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời.
3. Quản lý hồ sơ và tài liệu dự án
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý, hồ sơ kỹ thuật, hợp đồng, bản vẽ và các tài liệu của dự án.
• Kiểm soát việc phát hành, tiếp nhận, lưu chuyển và lưu trữ văn bản theo đúng quy định.
• Quản lý cơ sở dữ liệu dự án, đảm bảo tài liệu đầy đủ, chính xác và bảo mật.
4. Tổng hợp báo cáo
• Thu thập số liệu từ các phòng ban và Ban Quản lý Dự án.
• Tổng hợp báo cáo tiến độ, báo cáo công việc, báo cáo cuộc họp và các báo cáo quản trị theo yêu cầu.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ Ban Lãnh đạo trong các cuộc họp và làm việc với đối tác.
5. Điều phối thông tin
• Là đầu mối tiếp nhận và truyền đạt thông tin giữa Ban Lãnh đạo, các phòng ban, nhà thầu, tư vấn và đối tác.
• Theo dõi việc phản hồi và xử lý các yêu cầu liên quan đến dự án.
• Hỗ trợ phối hợp tổ chức các buổi làm việc với cơ quan Nhà nước và các bên liên quan.
6. Công việc khác
• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh theo phân công của
Giám đốc Dự án hoặc Ban Lãnh đạo.
• Tham gia các hoạt động chung của Công ty.
1. Trình độ
Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành:
• Quản trị Kinh doanh
• Hành chính Văn phòng
• Kinh tế
• Quản lý Dự án
• Xây dựng
• Hoặc các chuyên ngành liên quan.
2. Kinh nghiệm
− Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí
Thư ký Dự án, Thư ký Ban Quản lý Dự án, Điều phối Dự án hoặc tương đương.
− Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, đầu tư hoặc bất động sản.
3. Kỹ năng
− Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
− Ưu tiên biết sử dụng MS Project hoặc các phần mềm quản lý dự án.
− Kỹ năng tổng hợp, lập báo cáo và ghi biên bản họp.
− Kỹ năng quản lý hồ sơ, tài liệu.
− Kỹ năng giao tiếp, điều phối và làm việc nhóm.
− Quản lý thời gian và xử lý nhiều công việc cùng lúc.
4. Phẩm chất
− Trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm.
− Chủ động trong công việc.
− Khả năng làm việc dưới áp lực cao.
− Tác phong chuyên nghiệp, bảo mật thông tin.
− Tinh thần hợp tác và hỗ trợ đồng đội.