Thư Ký Ban Lãnh Đạo (Chuyên Trách Khánh Tiết - Hậu Cần)

1. Công tác đối ngoại và hậu cần, khánh tiết (70%)
Tổ chức công tác đón tiếp khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý Nhà nước và khách của Ban Lãnh đạo.
Chủ trì triển khai hậu cần cho các buổi tiếp khách, hội nghị, hội thảo, sự kiện đối ngoại của Công ty.
Thực hiện công tác hiếu hỉ, đối ngoại theo quy định và văn hóa doanh nghiệp.
Đề xuất phương án quà tặng phù hợp cho khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý và Ban Lãnh đạo.
Quản lý ngân sách, danh mục và tồn kho quà tặng của Công ty.
2. Công tác hành chính phục vụ Ban Lãnh đạo (20%)
Thực hiện các thủ tục Visa, Passport, thẻ APEC và các hồ sơ liên quan phục vụ Ban Lãnh đạo, chuyên gia và CBNV đi công tác nước ngoài.
Đặt vé máy bay, vé tàu, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ phục vụ công tác của Ban Lãnh đạo, Ban Điều hành và CBNV.
Theo dõi, quản lý căn hộ dịch vụ phục vụ chuyên gia và CBNV theo phân công
3. Phối hợp các Bộ phận phòng/ban khác (10%)
Phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ của Công ty như: Khám sức khỏe định kỳ, Teambuilding, Lễ khởi công, Lễ khánh thành, Sinh nhật Công ty, Tiệc cuối năm và các sự kiện theo kế hoạch.
Lập kế hoạch, điều phối và trực tiếp triển khai công tác hậu cần cho các chương trình: địa điểm, phương tiện, lưu trú, ăn uống, trang thiết bị, quà tặng, nhân sự phục vụ...(khi được yêu cầu)
Giám sát chất lượng triển khai, nghiệm thu và thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy định