Thư Ký Ban Tổng Giám Đốc

Trách nhiệm:
- Thực hiện các công việc Thư ký cho Ban Tổng Giám đốc:
+ Tổ chức, điều phối lịch làm việc của Ban Tổng Giám đốc; chủ trì công tác chuẩn bị, sắp xếp các cuộc họp; tham dự, ghi nhận và tổng hợp nội dung, kết luận cuộc họp.
+ Tổng hợp và truyền đạt thông tin, chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc đến các công ty thành viên, phòng ban/ bộ phận liên quan;
+ Theo dõi, đôn đốc và kiểm soát tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được Ban Tổng Giám đốc giao; chủ động cập nhật, báo cáo tiến độ và kịp thời phản ánh các vấn đề phát sinh, bất thường;
+ Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu; thu thập, xử lý, phân loại thông tin từ các đơn vị trước khi trình Ban Tổng Giám đốc xem xét, quyết định;
+ Là đầu mối thực hiện báo cáo định kỳ (hàng quý, hàng năm) theo quy định và các báo cáo đột xuất của Ban Tổng Giám đốc trình HĐQT theo yêu cầu;
+ Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về công tác pháp lý theo yêu cầu, phối hợp với các đơn vị tư vấn/luật sư khi cần thiết
+ Thực hiện soạn thảo văn bản, các hồ sơ, tài liệu của Ban Tổng Giám đốc.
- Thực hiện các công việc Thư ký cho HĐQT (kiêm nhiệm):
+ Là đầu mối phối hợp thông tin giữa HĐQT với Ban Tổng Giám đốc và các đơn vị ;
+ Tham mưu và tổ chức triển khai công tác Thư ký Hội đồng Quản trị, bao gồm tổ chức họp/lấy ý kiến, kiểm soát hồ sơ quản trị và đảm bảo tuân thủ pháp luật, Điều lệ Công ty.
+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định, đảm bảo tính bảo mật và tra cứu hiệu quả.
Quyền hạn:
- Chủ động xây dựng kế hoạch, sắp xếp và tổ chức thực hiện công việc trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
- Được quyền liên hệ, yêu cầu các đơn vị liên quan phối hợp, cung cấp thông tin và hỗ trợ nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng công việc.
- Được báo cáo, đề xuất và xin ý kiến Ban Tổng Giám đốc, Hội đồng Quản trị hoặc người được phân công phụ trách đối với các nội dung phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Được tiếp cận thông tin, tài liệu phục vụ công việc theo quy định; đồng thời có trách nhiệm bảo mật thông tin và chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định pháp luật và quy định nội bộ của Công ty.