Thư ký công trình

Trách nhiệm
Quản lý hồ sơ, tài liệu công trường
Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý hồ sơ công trình: công văn, bản vẽ, biên bản, nhật ký thi công, hợp đồng và các tài liệu liên quan.
Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản họp và các văn bản hành chính theo yêu cầu.
Theo dõi việc phát hành, cập nhật phiên bản và luân chuyển hồ sơ giữa các bên liên quan.
Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, đầy đủ và dễ dàng truy xuất.
Công tác hành chính và hỗ trợ Ban Chỉ huy công trường
Sắp xếp lịch họp, ghi nhận biên bản họp, tổng hợp và truyền đạt thông tin công việc.
Hỗ trợ thủ tục ra vào công trường cho khách hàng, nhà thầu và các đối tác.
Là đầu mối liên hệ, phối hợp công việc hành chính giữa BCH, Ban QLDA, tư vấn giám sát và nhà thầu phụ.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ hành chính, hồ sơ an toàn lao động và các tài liệu liên quan.
Theo dõi và tổng hợp báo cáo
Theo dõi tiến độ gửi, nhận và hoàn thiện hồ sơ giữa các bộ phận, nhà thầu và đơn vị tư vấn.
Tổng hợp báo cáo công việc, tiến độ thi công và các thông tin phục vụ công tác quản lý nội bộ.
Cập nhật, quản lý các bảng biểu và dữ liệu theo dõi trên Excel.
Các công việc khác
Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật, chất lượng, an toàn trong công tác tổng hợp và quản lý hồ sơ.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Ban Chỉ huy công trường.
Yêu cầu:
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Hành chính, Văn thư lưu trữ, Kinh tế xây dựng hoặc các ngành liên quan.
5 năm kinh nghiệm hành chính công trường, quản lý hồ sơ dự án hoặc hành chính trong lĩnh vực xây dựng là lợi thế.
Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Word và Excel.
Cẩn thận, có khả năng sắp xếp, quản lý hồ sơ và theo dõi công việc khoa học.
Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý công việc linh hoạt.
Điểm cộng:
Có kiến thức cơ bản về hồ sơ xây dựng, quy trình nghiệm thu và thanh quyết toán.
Biết đọc bản vẽ, bóc tách hoặc kiểm tra khối lượng cơ bản.
Có kinh nghiệm sử dụng AutoCAD hoặc các phần mềm phục vụ quản lý hồ sơ công trình.