Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
1. Kiểm soát tài liệu & Hồ sơ dự án
Thiết lập, quản lý và duy trì hệ thống lưu trữ, mã hóa tài liệu dự án.
Quản lý dữ liệu trên các phần mềm như Aconex, BIM 360, SharePoint (nếu có).
Tiếp nhận, phát hành và luân chuyển công văn, bản vẽ, hồ sơ trình duyệt giữa các bên liên quan.
Kiểm tra tính hợp lệ, định dạng và mã hiệu tài liệu trước khi trình ký, phát hành.
Kiểm soát phiên bản, đảm bảo sử dụng bản vẽ và tài liệu cập nhật mới nhất.
Thu hồi, lưu trữ hoặc đánh dấu các tài liệu, bản vẽ hết hiệu lực.
Cập nhật danh mục hồ sơ (MDR), theo dõi tiến độ phê duyệt và nhắc nhở hồ sơ quá hạn.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm phục vụ kiểm tra, kiểm toán và hoàn công.
2. Thư ký & Hành chính dự án
Hỗ trợ Trưởng ban/
Giám đốc Dự án soạn thảo công văn, báo cáo và tài liệu liên quan.
Tiếp nhận, gửi và theo dõi văn bản trao đổi giữa Ban QLDA, công ty và đối tác.
Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị phòng họp và tài liệu phục vụ các cuộc họp.
Ghi chép, tổng hợp và phát hành biên bản họp (MOM) bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và các nhu cầu hành chính tại dự án.
Theo dõi chấm công, nghỉ phép và tổng hợp dữ liệu nhân sự gửi Phòng Nhân sự.
Hỗ trợ đón tiếp khách, công tác hậu cần và các nhiệm vụ khác theo phân công.
Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành: Ngoại ngữ (Tiếng Anh), Quản trị văn phòng, Kinh tế Xây dựng, hoặc các ngành Kỹ thuật có định hướng làm hồ sơ.
Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương, ưu tiên ứng viên đã tham gia ít nhất một dự án cao tầng (từ phần móng, hầm đến hoàn thiện).
Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel nâng cao - biết dùng hàm để quản lý List hồ sơ).