THÔNG TIN CÔNG VIỆC:
1. Địa điểm làm việc: Công trường Dự án tại Tuyên Quang / Yên Bái (Chi tiết trao đổi khi Phỏng vấn)
2. Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 đến Thứ 6 và Ngoài giờ (Nếu có) theo yêu cầu của Lãnh đạo Phòng và Lãnh đạo Công ty.
+ Sáng: 07h30 - 12h00;
+ Chiều: 13h30 - 17h00.
3. Đơn vị làm việc: Trung tâm Tư vấn Nguồn điện - Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Điện 2 (PECC2).
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Mục đích công việc:
+ Đảm bảo công tác Thư ký, Văn thư, Hành chính và vận hành Văn phòng Công trường hiệu quả, chuyên nghiệp và đúng Quy định của Công ty/Dự án;
+ Quản lý, lưu trữ và cập nhật Hồ sơ, Tài liệu khoa học, đầy đủ, chính xác, thuận tiện tra cứu và đáp ứng yêu cầu điều hành Dự án;
+ Hỗ trợ Biên -
Phiên dịch và Giao tiếp với các Đối tác, Nhà thầu, Chuyên gia và các bên liên quan phục vụ hoạt động triển khai Dự án.
2. Trách nhiệm và Nhiệm vụ chính:
a) Công tác Thư ký, Văn thư và Hành chính:
+ Quản lý, phân loại, lưu trữ và xử lý Văn bản, Tài liệu Công trường (Công văn, Bản vẽ, Hợp đồng, Hồ sơ Dự án và Tài liệu Kỹ thuật...);
+ Soạn thảo, định dạng, kiểm tra và phát hành Văn bản Hành chính, Biên bản họp, Báo cáo Tuần/Tháng theo yêu cầu của Ban
Chủ nhiệm Dự án/Giám đốc Công trường;
+ Sắp xếp, tổ chức Lịch họp, đồng thời chuẩn bị, lưu trữ Tài liệu/Hồ sơ liên quan và hỗ trợ các thủ tục Hành chính, Giấy phép, Hồ sơ trình ký;
+ Theo dõi, cập nhật, đôn đốc và kiểm soát Văn bản đi/đến, đảm bảo xử lý đúng tiến độ Quy định của Dự án;
+ Thực hiện các công việc Hành chính khác theo phân giao nhiệm vụ của Ban Chủ nhiệm Dự án/Giám đốc Công trường.
b) Công tác Quản lý Tài liệu Dự án:
+ Thiết lập, duy trì và vận hành hệ thống quản lý Hồ sơ, Tài liệu Dự án theo đúng Quy trình, Quy định của Chủ Đầu tư;
+ Quản lý quá trình phát hành, tiếp nhận, phê duyệt, phân phối, lưu trữ đến đóng Hồ sơ hoàn công và kiểm soát phiên bản, lịch sử trình duyệt và trạng thái Hồ sơ;
+ Cập nhật Danh mục Tài liệu, theo dõi tiến độ trình duyệt và đôn đốc các bên liên quan xử lý Hồ sơ đúng thời hạn theo Kế hoạch Dự án;
+ Chuẩn bị, tổng hợp và phát hành các Báo cáo định kỳ (Tuần/Tháng).
c) Công tác Giao tiếp, Biên - Phiên dịch và Hỗ trợ Ngôn ngữ:
+ Hỗ trợ Biên dịch, Phiên dịch Văn bản, Hồ sơ, Tài liệu và trong các Cuộc thoại, Cuộc họp tại Công trường;
+ Hỗ trợ Giao tiếp bằng Tiếng Lào/
Tiếng Trung/Tiếng Anh với các Đối tác, Nhà thầu, Chuyên gia và các bên liên quan Dự án;
+ Soạn thảo Thư từ, Văn bản, Email phản hồi các vấn đề phát sinh tại Công trường và cập nhật tiến độ, truyền đạt thông tin Dự án cho Ban Chủ nhiệm Dự án/Giám đốc Công trường.
d) Công tác Vận hành Văn phòng Công trường:
+ Quản lý, kiểm tra Tài sản, Tồn kho và theo dõi, thực hiện mua sắm Vật tư, Văn phòng phẩmphục vụ hoạt động Văn phòng Công trường;
+ Theo dõi Chấm công, Nghỉ phép, Nhân sự, Hậu cần và hỗ trợ Bộ phận Kế toán xử lý Hóa đơn, Chi phí Vận hành cho các hoạt động tại Công trường;
+ Tổ chức sắp xếp Phương tiện di chuyển, quản lý Hành trình xe và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, vận hành hiệu quả;
+ Hỗ trợ các công tác Hậu cần khác theo yêu cầu của Ban Chủ nhiệm Dự án/Giám đốc Công trường.
3. Nhiệm vụ khác:
+ Phối hợp với các Phòng chức năng và các bên liên quan để thực hiện nhiệm vụ của Dự án;
+ Tham gia xây dựng, cải tiến Quy trình Quản lý Tài liệu, Quy trình Hành chính và Quy trình Phối hợp Nội bộ tại Dự án;
+ Thực hiện công việc khác liên quan theo yêu cầu của Lãnh đạo Trung tâm, Ban Chủ nhiệm Dự án và Lãnh đạo Phòng.
4. Kết quả cần đạt được:
+ Xây dựng, duy trì, vận hành Cơ sở Dữ liệu khoa học, có hệ thống.
+ Theo dõi, quản lý và báo cáo định kỳ kết quả hoặc tiến trình thực hiện.
+ Phát hành, phê duyệt, lưu trữ, đóng Hồ sơ đúng Quy trình.
+ Kịp thời xử lý các vấn đề liên quan Tài liệu Dự án.
+ Sắp xếp Lịch làm việc/họp hợp lý, chính xác để Cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đầy đủ Tài liệu.
+ Thiết lập, duy trì quan hệ phối hợp hiệu quả với các Đơn vị trong Công ty và Đối tác bên ngoài.