Thư Ký Dự Án Xây Dựng

Thông tin dự án: Dự án cấp 1, khu vực nội thành Hà Nội
1. Điều phối hành chính và lịch làm việc
Quản lý lịch họp, lịch công tác, lịch làm việc của Ban điều hành.
Soạn thảo, chuẩn bị nội dung, tài liệu, biên bản cho các cuộc họp dự án.
Theo dõi và nhắc việc các đầu mục công việc đã giao cho các bên.
2. Quản lý thông tin và hồ sơ dự án
Tổ chức lưu trữ, quản lý, phân loại hồ sơ (thiết kế, pháp lý, hợp đồng, thanh toán, báo cáo tiến độ...).
Thiết lập hệ thống quản lý tài liệu (Document Control), đảm bảo dễ tra cứu, truy xuất.
Đầu mối nhận, phát hành, lưu trữ công văn, biên bản, email dự án.
3. Truyền thông nội bộ & đối ngoại
Đầu mối liên hệ trao đổi thông tin giữa Ban điều hành với các nhóm (chuyên gia, nhà thầu, tư vấn).
Hỗ trợ chuẩn bị thông tin, thông cáo báo chí, báo cáo tiến độ gửi BGĐ và các bên liên quan.
Cập nhật tiến độ tổng hợp gửi định kỳ cho các cấp.
4. Theo dõi tiến độ & báo cáo tổng hợp
Hỗ trợ lập kế hoạch tổng tiến độ (Master Schedule) cùng chuyên gia dự án.
Theo dõi và tổng hợp báo cáo tiến độ hàng tuần/tháng từ các nhà thầu, tư vấn.
Báo cáo tình hình thực hiện, vướng mắc, kiến nghị lên Ban điều hành.
5. Hỗ trợ công tác họp, giao ban và giám sát công việc, hỗ trợ kiểm soát hợp đồng và chi phí, hỗ trợ công tác pháp lý & thủ tục hành chính