Thư ký dự án

Thư ký dự án

Công tác quản trị hành chính

Công tác giao nhận, lưu trữ hồ sơ:

• Giao nhận và lưu trữ hồ sơ, công văn đến/đi của Chủ đầu tư, Tư vấn Giám sát, Đội thi công, Thầu phụ, Nhà cung cấp, Cơ quan công quyền, nội bộ BCH.
• Lập danh mục theo dõi chi tiết cho từng loại hồ sơ.
• Scan và lưu trữ các hồ sơ giao nhân và upload lên hệ thống DMS các hồ sơ theo yêu cầu/quy định.

Công tác hành chính:

• Viết biên bản họp nội bộ.
• Soạn thảo văn bản, dịch các tài liệu văn bản khi có yêu cầu.
• Quản lý các vật dụng nhà ở BCH, trang thiết bị văn phòng.
• Tổng hợp chi phí xăng xe gửi về P.HT.
• Nắm rõ các quyền lợi của nhân viên theo nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy định về chế độ phụ cấp và phân bậc hợp đồng lao động để phối hợp với công đoàn thực hiện các công tác hiếu hỉ, sinh nhật, khám sức khỏe định kỳ, phát áo đồng phục, quà tết... đối với các thành viên Ban chỉ huy, giải đáp các thắc mắc về các chế độ phúc lợi và quy định về phụ cấp cho BCH. Phổ biến các quy định, quy chế mới của Công ty đến BCH.

Công tác Kế toán:

• Lập, theo dõi và quản lý chi phí công trường; quản lý quỹ công trường. Báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu.
• Hạch toán các đầu mục chi phí, tổng hợp hóa đơn chứng từ, thực hiện giải ngân chi phí và thanh toán cho các Nhà cung cấp.
• Phối hợp với QS làm hợp đồng lao động Đội thi công, Nhà thầu phụ, Nhà cung cấp.
• Phối hợp với QS kiểm tra đề nghị thanh toán của đội thi công, thầu phụ, nhà cung cấp, upload lên hệ thống DMS và theo dõi phê duyệt, nhận phản hồi từ phòng Quản lý chi phí hợp đồng và phòng tài chính kế toán. Đảm bảo chi phí thanh toán lũy kế phải đúng, đề nghị thanh toán được upload lên DMS đúng thời gian quy định và được duyệt đúng thời hạn.
• Phối hợp với Đội thi công rà soát, kiểm tra hợp đồng lao động công nhân.
• Chấm công nhân sự BCH gửi về Phòng Nhân sự.
• Chấm công công nhân công nhật thuộc BCH hoặc các đội thi công trực tiếp của BCH. Thực hiện các quy trình làm đề nghị thanh toán lương, chi lương cho công nhân.