Tuyển 02 vị trí: 1 làm việc tại Hà Nội và 1 làm việc tại Lăng Cô - Huế
1. Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Ban
Quản lý Dự án trong công tác điều phối thông tin, quản lý hồ sơ, văn bản, báo cáo và theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo thông tin dự án được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời; góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phối hợp giữa Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu và các bên liên quan.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Quản lý hồ sơ và văn bản dự án
Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và lưu trữ các hồ sơ, văn bản liên quan đến dự án.
Theo dõi việc phát hành, tiếp nhận và luân chuyển văn bản giữa Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu và các bên liên quan.
Quản lý danh mục hồ sơ, bản vẽ, biên bản, công văn và các tài liệu của dự án.
Đảm bảo hồ sơ được cập nhật, lưu trữ khoa học và thuận tiện cho việc tra cứu.
2.2. Theo dõi tiến độ và công việc
Cập nhật tình trạng thực hiện các đầu việc theo chỉ đạo của
Giám đốc/Trưởng Ban QLDA.
Theo dõi các đầu việc sau các cuộc họp và nhắc việc các bên liên quan theo thời hạn được giao.
Tổng hợp các vấn đề tồn đọng, công việc quá hạn và báo cáo cấp quản lý.
Hỗ trợ cập nhật tiến độ tổng thể của dự án và các mốc công việc quan trọng.
2.3. Công tác họp và báo cáo
Chuẩn bị nội dung, tài liệu và các điều kiện cần thiết cho các cuộc họp dự án.
Ghi nhận và lập biên bản họp, danh sách công việc/action list sau các cuộc họp.
Theo dõi việc thực hiện các nội dung đã thống nhất và báo cáo tình trạng thực hiện.
Tổng hợp báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Ban QLDA.
2.4. Điều phối và hỗ trợ thông tin
Là đầu mối hỗ trợ trao đổi thông tin hành chính và hồ sơ giữa Ban QLDA với các phòng/ban, tư vấn và nhà thầu.
Phối hợp với các bộ phận chuyên môn để thu thập thông tin
phục vụ báo cáo và quản lý dự án.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, làm việc và các hoạt động điều phối khác của dự án.
Chủ động cập nhật và báo cáo các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc.
2.5. Hỗ trợ công tác quản lý dự án
Hỗ trợ Giám đốc/Trưởng Ban QLDA trong việc chuẩn bị tài liệu, báo cáo và thông tin phục vụ công tác quản lý.
Hỗ trợ theo dõi các yêu cầu, chỉ đạo của Chủ đầu tư đối với tư vấn và nhà thầu.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Giám đốc/Trưởng Ban QLDA.