Quản lý hồ sơ dự án
Theo dõi và kiểm soát hồ sơ: nghiệm thu, thanh toán, công văn, RFI, submittal...
Đảm bảo hồ sơ được lập đúng biểu mẫu, đầy đủ và cập nhật theo tiến độ
Tổng hợp, phân loại và phân phối tài liệu theo yêu cầu
Quản lý luồng trình duyệt & Document Control
Gửi/nhận và theo dõi trạng thái hồ sơ với các bên (Chủ đầu tư, TVGS, PMC...)
Kiểm soát tiến độ xử lý hồ sơ, tránh thất lạc hoặc chậm trễ
Lưu trữ hồ sơ khoa học, quản lý version (revision)
Hồ sơ nghiệm thu - thanh toán
Theo dõi sự đồng bộ giữa hồ sơ nghiệm thu, khối lượng thi công và hồ sơ thanh toán
Hỗ trợ đảm bảo tiến độ nghiệm thu và thanh toán dự án
Phối hợp & vận hành
Hỗ trợ
Chỉ huy trưởng chuẩn bị hồ sơ làm việc với các bên
Phối hợp với kỹ sư, giám sát để hoàn thiện hồ sơ
Theo dõi, nhắc việc các đầu mục hành chính - hồ sơ
Báo cáo & kiểm soát
Cập nhật, tổng hợp và báo cáo tình trạng hồ sơ định kỳ
Chủ động cảnh báo các hồ sơ tồn đọng, quá hạn hoặc có rủi ro
Đề xuất cải tiến quy trình quản lý hồ sơ khi cần
Lưu ý:
• Làm việc chính tại văn phòng
• Có đi công trường/dự án khi cần (theo điều phối)
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Xây dựng, Kế toán hoặc các ngành liên quan
Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí
Thư ký công trình / Project Admin / Document Control hoặc tương đương
Thành thạo Microsoft Word, Excel; biết sắp xếp và quản lý hồ sơ khoa học
Ưu tiên ứng viên đã làm việc trong môi trường công trường / dự án xây dựng / cơ điện (M&E)
Có hiểu biết về quy trình hồ sơ dự án: nghiệm thu, thanh toán, hoàn công là một lợi thế
Cẩn thận, chi tiết, có tinh thần trách nhiệm và khả năng theo dõi công việc tốt
BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định nhà nước.
Phụ cấp: Công tác phí, ăn ở, di chuyển.
Thưởng: Dự án, KPI, sáng kiến, và hiệu quả triển khai
Nghỉ phép năm, teambuilding, đào tạo công nghệ mới.