Thư ký Giám đốc

Mô tả Công việc
- Giúp việc cho Giám đốc Công ty;
- Chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp/ gặp gỡ của Giám đốc với các phòng ban và đối tác;
- Tham gia thực hiện công tác hành chính văn phòng và công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
- Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống văn bản của Giám Đốc.
- Đầu mối thiết lập, cập nhật tình trạng xử lý bảng theo dõi công việc, tiến độ thực hiện, các công việc thuộc phạm vi chỉ đạo của Giám Đốc.
- Tiếp nhận và sàng lọc các công văn, điện thoại (đi, đến và tài liệu nội bộ) chuyển đến Giám đốc Công ty, phân loại theo mức độ cần thiết, quan trọng để sắp xếp theo thứ tự ưu tiên xử lý;
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ tài liệu từ các Phòng, Ban, Xưởng trong Công ty trình Giám đốc phê duyệt; truyền đạt ý kiến/ thông tin của Giám đốc tới các phòng, ban, Xưởng liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng chức năng trong Công ty cho Giám đốc;
- Thực hiện các trách nhiệm hành chính như photo tài liệu, fax, gửi thư và quản lý, lưu trữ tài liệu đi và đến của Giám đốc;
- Lên lịch, sắp xếp, chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc hàng ngày của Giám đốc Công ty; ghi chép và sắp xếp các chương trình và thời gian họp của Giám đốc đối với các đối tác;
- Chuẩn bị các chuyến công tác của Giám đốc (đặt vé máy bay, khách sạn, các phương tiện đi lại,...);
- Chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ của Giám đốc với các Phòng, Ban và các đối tác: tham gia lập kế hoạch; lập danh sách thành phần tham dự, khách mời, thông báo nội dung và địa điểm; chuẩn bị tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc; ghi chép các biên bản làm việc, cuộc họp;
- Hỗ trợ, tham mưu, tư vấn cho Giám đốc Công ty liên quan đến các vấn đề pháp lý: Thủ tục trình tự văn bản, quy định pháp luật, các quy định của Tổng Công ty, Tập đoàn, các quy định của luật và Nhà nước;
- Giúp việc Giám đốc trong các vai trò khác liên quan đến Công đoàn, Đảng ủy, Ban thi đua khen thưởng,...
- Tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về an toàn, sức khỏe và môi trường trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan; luôn luôn nâng cao ý thức an toàn và áp dụng đầy đủ các quy trình an toàn trong khi thực hiện công việc.