Quản lý lịch làm việc và công tác của Tổng
Giám đốc• Sắp xếp, cập nhật và theo dõi lịch làm việc, họp, công tác, lịch tiếp khách của Tổng Giám đốc.
• Nhắc lịch và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện cần thiết cho các buổi làm việc, họp, sự kiện.
• Chủ động phối hợp với các phòng ban, đối tác để bố trí thời gian hợp lý, tránh chồng chéo.
• Quản lý và lưu trữ lịch làm việc khoa học hiệu quả.
Công tác hành chính - văn thư hỗ trợ Tổng Giám đốc
• Tiếp nhận, xử lý, sắp xếp, lưu trữ và trình ký các công văn, giấy tờ, tài liệu gửi Tổng Giám đốc.
• Soạn thảo, rà soát, trình bày các văn bản, tờ trình, thư mời, thông báo, công văn, báo cáo theo yêu cầu.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, thư từ, email liên quan đến Tổng Giám đốc một cách khoa học và bảo mật.
• Tiếp nhận, sàng lọc và chuyển tiếp thông tin, cuộc gọi, thư tín đến đúng bộ phận/đối tượng.
Chuẩn bị và hỗ trợ cuộc họp
• Chuẩn bị phòng họp, thiết bị, tài liệu, slide trình bày cho các cuộc họp nội bộ hoặc đối ngoại.
• Ghi biên bản, tổng hợp nội dung, kết luận cuộc họp và chuyển thông tin đến các đơn vị liên quan.
• Theo dõi, nhắc việc và cập nhật tiến độ thực hiện các nội dung đã được kết luận.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến, họp định kỳ, hội nghị khách hàng, họp Ban Giám đốc.
Hỗ trợ công tác đối ngoại
• Tiếp đón và hướng dẫn khách hàng, đối tác, cơ quan ban ngành khi đến làm việc với Tổng Giám đốc.
• Phối hợp với Phòng HCNS và các đơn vị liên quan trong việc chuẩn bị hậu cần, phương tiện, quà tặng, lễ tân.
• Soạn thảo thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư mời, thư hợp tác cho đối tác theo hướng dẫn của Tổng Giám đốc.
• Tham gia sắp xếp lịch làm việc, hội nghị, ký kết hợp đồng, sự kiện của Ban Lãnh đạo.
Công tác báo cáo và tổng hợp thông tin
• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng từ các phòng ban trình Tổng Giám đốc.
• Theo dõi các công việc được giao, cập nhật tiến độ và báo cáo định kỳ.
• Lưu trữ, cập nhật các quyết định, chỉ đạo, thông báo từ Ban Tổng Giám đốc và chuyển đến các phòng ban.
Các công việc hỗ trợ khác
• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ, lễ tổng kết kinh doanh, vinh danh, tiệc tri ân, chương trình truyền thông văn hóa doanh nghiệp.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu trực tiếp của Tổng Giám đốc.
• Hỗ trợ công tác thanh toán chi phí, đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, quà tặng
phục vụ TGĐ.
Trình độ học vấn:
• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính.
Kinh nghiệm và kỹ năng:
• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm tại vị trí
Thư ký/Trợ lý/Điều phối hành chính, ưu tiên trong lĩnh vực bất động sản hoặc doanh nghiệp có quy mô trên 100 nhân sự.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý thời gian.
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp và xử lý tình huống linh hoạt.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, biên tập tài liệu, viết email, làm báo cáo.
• Kỹ năng tin học văn phòng tốt (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Kỹ năng tổng hợp, lưu trữ và bảo mật thông tin.
Mối quan hệ công tác:
• Báo cáo trực tiếp: Tổng Giám đốc.
• Phối hợp: Các phòng ban trong công ty (Hành chính Nhân sự, Kinh doanh, Pháp lý, Tài chính...).
• Làm việc với bên ngoài: Đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước, khách mời của Ban Lãnh đạo.
Lương thỏa thuận: 15-18 triệu (tùy theo năng lực).
Bảo hiểm xã hội, Team building, Du lịch hàng năm, Thưởng tháng 13, Phụ cấp thâm niên, Thưởng hiệu quả làm việc
Cơ hội học hỏi và phát triển trong lĩnh vực bất động sản
