Thực Tập Sinh Thư Ký

1. Hỗ trợ điều phối & theo dõi chỉ đạo của TGĐ
Ghi nhận, tổng hợp và truyền đạt các chỉ đạo của Tổng Giám đốc đến các phòng ban.
Theo dõi tiến độ thực hiện công việc theo chỉ đạo (deadline, trạng thái, kết quả).
Nhắc việc, đôn đốc các đơn vị liên quan khi gần đến hạn hoặc chậm tiến độ.
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện để báo cáo lại TGĐ.
2. Chuẩn bị & quản lý nội dung họp cấp điều hành
Chuẩn bị tài liệu họp: báo cáo sản xuất, kinh doanh, sự cố, tồn kho, chi phí...
Sắp xếp lịch họp, phòng họp, gửi thư mời và tài liệu trước cuộc họp.
Ghi biên bản họp cấp quản lý (họp điều hành, họp tuần, họp chiến lược...).
Tổng hợp kết luận cuộc họp, theo dõi việc triển khai sau họp.
3. Tổng hợp & xử lý báo cáo đa phòng ban
Thu thập báo cáo từ các bộ phận: Sản xuất, Cơ điện, Kinh doanh, Kế toán...
Kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ, logic của số liệu trước khi trình TGĐ.
Tổng hợp dữ liệu thành báo cáo chung (ngày/tuần/tháng) theo yêu cầu.
Hỗ trợ trình bày báo cáo (Excel, PowerPoint) rõ ràng, dễ theo dõi.
4. Hỗ trợ kiểm soát hồ sơ trình ký TGĐ
Tiếp nhận, rà soát hình thức hồ sơ trước khi trình ký (đúng mẫu, đủ nội dung).
Sắp xếp thứ tự ưu tiên trình ký theo mức độ khẩn cấp.
Theo dõi tình trạng hồ sơ: đã ký / chưa ký / cần bổ sung.
Lưu trữ hồ sơ sau ký theo hệ thống.
5. Quản lý lịch làm việc & công tác của TGĐ
Sắp xếp, cập nhật lịch làm việc hàng ngày/tuần của TGĐ.
Nhắc lịch, chuẩn bị tài liệu cho các buổi làm việc, gặp đối tác.
Hỗ trợ công tác hậu cần: phòng họp, tiếp khách, đi công tác (nếu có).
6. Hỗ trợ phối hợp liên phòng ban (cấp điều hành)
Là đầu mối liên hệ giữa Văn phòng TGĐ và các phòng ban.
Hỗ trợ truyền đạt thông tin nhanh, chính xác, tránh sai lệch chỉ đạo.
Hỗ trợ xử lý các công việc phát sinh theo yêu cầu của TGĐ/Thư ký chính.