Trợ Lý Ban Tổng Giám Đốc

Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Giám đốc Điều hành trong quản lý hàng ngày
Hỗ trợ Giám đốc Điều hành kiểm soát, điều phối với các phòng ban
Hỗ trợ Giám đốc Điều hành theo dõi thực thi kế hoạch các đơn vị
Quản lý thông tin nội bộ
Hỗ trợ truyền thông nội bộ, quản lý các cuộc gặp mặt, tiếp đón đối tác.
2. Chi tiết công việc:
Tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng dự án, nhiệm vụ, đảm bảo kế hoạch rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường.
Sử dụng các công cụ và phương pháp phù hợp để theo dõi sát sao tiến độ thực hiện kế hoạch của từng bộ phận.
So sánh kết quả thực tế với kế hoạch đã đề ra, xác định những điểm mạnh, điểm yếu và các vấn đề phát sinh.
Lập các báo cáo định kỳ về tiến độ thực hiện kế hoạch, trình bày cho Giám đốc và các bộ phận liên quan.
Đề xuất các phương án điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết, đảm bảo kế hoạch luôn phù hợp với tình hình thực tế.
Tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả.
Thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định, quy trình làm việc của công ty.
Phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, vi phạm trong quá trình hoạt động.
Đề xuất các biện pháp cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tiếp nhận kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tài liệu từ các bên, nội bộ hoặc đối tác có liên quan và trình Giám đốc phê duyệt.
Hỗ trợ Giám đốc Điều hành trong quản lý hàng ngày: lập kế hoạch và quản lý lịch trình, chuẩn bị và theo dõi công việc, tổ chức các cuộc họp,...
Hỗ trợ xây dựng và triển khai kế hoạch, mục tiêu cho bộ phận.
Quản lý thông tin nội bộ: cầu nối thông tin giữa các phòng ban và Giám đốc; bảo mật thông tin giữa Giám đốc và nhân sự có liên quan.
Trả lời email, điện thoại, tổng hợp thông tin, yêu cầu, kiến nghị gửi tới Giám đốc từ các phòng ban.
Thực hiện các công việc phát sinh khác theo sự phân công của Giám đốc.