Trợ Lý Ban Tổng Giám Đốc

1. Mục tiêu vị trí:
Vị trí Trợ lý Ban Tổng Giám đốc dành cho những ứng viên có tố chất lãnh đạo, mong muốn phát triển sự nghiệp theo lộ trình quản lý cấp cao. Đây là vị trí được Ban lãnh đạo định hướng đào tạo trực tiếp, với ba mục tiêu cốt lõi:
- Làm việc trực tiếp với Ban lãnh đạo để thấu hiểu tầm nhìn, định hướng chiến lược và phong cách điều hành của Công ty ngay từ những quyết định quan trọng nhất.
- Được đào tạo và phát triển theo định hướng của Ban lãnh đạo, qua đó có cơ hội bộc lộ năng lực, sở trường và khẳng định giá trị cá nhân trong quá trình làm việc.
- Làm quen và nắm bắt hoạt động của các phòng ban chuyên môn; khi đã đủ năng lực và khả năng làm việc độc lập, ứng viên có cơ hội được cân nhắc đảm nhiệm các vị trí giám đốc khối trong vòng 3-5 năm tới.
2. Mô tả công việc
a. Quản trị chiến lược, mục tiêu và điều hành kế hoạch hành động (tỷ trọng 50%)
- Tham gia cùng Ban lãnh đạo xây dựng chiến lược Công ty hằng năm: tổng hợp dữ liệu kinh doanh, ghi chép và hệ thống hóa các nội dung thảo luận chiến lược, hỗ trợ Ban lãnh đạo trình bày chiến lược.
- Đề xuất và triển khai Mục tiêu, Kế hoạch chiến lược của Công ty đến các phòng ban; hỗ trợ Trưởng phòng hoàn thiện bảng mục tiêu BSC/KPI hằng năm trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Điều phối, hướng dẫn các phòng ban xây dựng và triển khai kế hoạch hành động theo mục tiêu chung của Công ty; theo dõi, kiểm soát tiến độ và tổng hợp báo cáo định kỳ.
- Hỗ trợ Ban Giám đốc điều phối, tổ chức các kỳ thi, dự án và cuộc thi lớn (ví dụ: TOEFL Challenge, các dự án chuyển đổi số) theo chỉ đạo, bao gồm xây dựng danh mục công việc, theo dõi tiến độ từng giai đoạn và cảnh báo kịp thời các vấn đề phát sinh.
- Theo dõi, tổng hợp kế hoạch và tiến độ công việc định kỳ của Ban Giám đốc; điều phối với các phòng ban chuyên môn để đảm bảo công tác điều hành được triển khai hiệu quả.
b. Xây dựng và thẩm định hệ thống báo cáo (tỷ trọng 15%)
- Xây dựng, phát triển và quản lý hệ thống báo cáo quản trị của Công ty, đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác.
- Tham gia góp ý, đề xuất nội dung báo cáo quản trị và báo cáo chuyên môn của các phòng ban theo phân công.
- Phối hợp với các phòng ban thu thập thông tin, dữ liệu phục vụ công tác xây dựng hệ thống báo cáo.
c. Tư vấn vận hành các phòng ban chuyên môn (tỷ trọng 25%)
- Nghiên cứu, cập nhật các thay đổi về mô hình vận hành và đề xuất cải tiến cho các phòng ban được phân công phụ trách.
- Hỗ trợ các phòng ban trong công tác tổ chức, vận hành (nhân sự, quy trình phối hợp, chỉ đạo từ Ban Tổng Giám đốc...).
- Tham gia xây dựng tài liệu quản trị, hỗ trợ nhận diện và kiểm soát rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.
d. Chủ trì hoặc điều phối các dự án được phân công (tỷ trọng 10%)
- Đề xuất các sáng kiến cải tiến và dự án về quản trị hoặc vận hành; trực tiếp chủ trì các dự án được phân công.
- Sắp xếp lịch làm việc, ghi biên bản các cuộc họp và theo dõi tiến độ công việc của các phòng ban nhằm hỗ trợ Ban lãnh đạo trong công tác quản lý.