A. Trợ lý Chủ tịch HĐQT (60%)
Quản lý lịch: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Chủ tịch một cách khoa học, không trùng lặp, tối ưu thời gian.
Tham dự họp cùng Chủ tịch: ghi biên bản, tổng hợp nội dung và kết luận cuộc họp, phát hành trong vòng 24 giờ.
Theo dõi - đôn đốc thực thi chỉ đạo: truyền đạt chỉ đạo của Chủ tịch tới các bộ phận/chi nhánh, giám sát tiến độ, cảnh báo sớm các đầu việc chậm và báo cáo lại Chủ tịch.
Theo dõi dự án: cập nhật tiến độ các dự án của Công ty, tổng hợp vướng mắc, rủi ro và đề xuất hướng xử lý.
Kiểm soát văn bản trình ký: rà soát tính hợp lệ, thể thức và nội dung hồ sơ - văn bản của các bộ phận trước khi trình HĐQT; soạn thảo công văn, tờ trình, tài liệu theo chỉ đạo.
Lưu trữ - bảo mật: quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng của HĐQT nói riêng và Công ty nói chung (bản cứng và bản mềm), đảm bảo an toàn và dễ tra cứu.
Đối nội - đối ngoại: hỗ trợ Chủ tịch trong quan hệ với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư; tham dự hội nghị, sự kiện khi được phân công.
B. Hành chính - Văn phòng (40%)
Tiếp khách: tổ chức tiếp đón khách mời, đối tác, nhà đầu tư của Chủ tịch và HĐQT chu đáo, chuyên nghiệp.
Quản lý văn phòng: làm việc với ban quản lý tòa nhà về toàn bộ vấn đề vận hành - điện, nước, điều hoà, vệ sinh, an ninh, chỗ đỗ xe, sự cố phát sinh; theo dõi hợp đồng thuê và các dịch vụ tòa nhà; đảm bảo môi trường làm việc luôn sẵn sàng.
Quản lý chi phí hành chính: lập dự toán, kiểm soát chi tiêu trong ngân sách, hoàn thiện hồ sơ thanh toán với Kế toán.
Tổ chức sự kiện & cuộc họp: chuẩn bị hậu cần, địa điểm, tài liệu cho các cuộc họp HĐQT, Ban lãnh đạo và sự kiện nội bộ.
Hỗ trợ công tác Nhân sự: hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, thủ tục nhận việc - nghỉ việc; phối hợp tuyển dụng và truyền thông nội bộ khi cần.
1. Kinh nghiệm & chuyên môn
Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Luật, Hành chính, Nhân sự hoặc tương đương.
Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở một trong các vị trí: Trợ lý Ban lãnh đạo/Chủ tịch/CEO, Hành chính tổng hợp, Chánh/Phó Chánh Văn phòng. Ưu tiên đặc biệt ứng viên đã từng kiêm nhiệm cả hai mảng Trợ lý và Hành chính.
Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; soạn thảo văn bản hành chính đúng thể thức, không lỗi chính tả.
Đọc - hiểu và tổng hợp được số liệu kinh doanh, tài chính cơ bản (doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh, dòng tiền).
Kỹ năng tổng hợp - báo cáo tốt: biến nhiều nguồn thông tin rời rạc thành một báo cáo ngắn gọn, rõ ràng, có đề xuất giải pháp.
Đã có kinh nghiệm làm việc cùng với đội ngũ Hành chính - Nhân sự, ban Đầu tư - Mua sắm.
Giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp; tự tin làm việc với cấp quản lý và đối tác cấp cao.
2. Tố chất
Đa nhiệm: xử lý song song nhiều đầu việc khác nhau về tính chất - từ tổng hợp báo cáo cho Chủ tịch đến mua vật tư,
quản lý thiết bị - mà không bỏ sót việc nào.
Chủ động: nhìn ra việc và làm, không chờ được chỉ đạo mới bắt đầu. Đây là yêu cầu cốt lõi.
"Hiểu ý": nắm được cách tư duy, thứ tự ưu tiên và tiêu chuẩn của Chủ tịch để xử lý công việc đúng ý ngay từ đầu, không cần giải thích lại nhiều lần.
Chịu được áp lực cao & thời gian linh hoạt: sẵn sàng dự họp, đi công tác cùng Chủ tịch, xử lý việc phát sinh ngoài giờ khi cần.
Trung thực, cẩn trọng, tuyệt đối bảo mật thông tin của HĐQT và Công ty.
3. Điểm cộng
Đã làm cho doanh nghiệp công nghệ, có nhiều dự án triển khai song song.
Có kinh nghiệm phối hợp với văn phòng luật/bộ phận pháp chế; chuẩn bị hồ sơ họp HĐQT và Ban lãnh đạo.
Thu nhập: thoả thuận theo năng lực.
Thưởng Tết từ 1-3 tháng lương/năm.
Review lương tối thiểu 01 lần/năm.
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Bảo hiểm sức khỏe nâng cao.
Khám sức khỏe định kỳ hàng năm
Đào tạo & Phát triển: Các khóa đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm, phát triển nghề nghiệp. Được làm việc trực tiếp với Ban Điều hành, có nhiều cơ hội phát triển
Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp
Hoạt động văn hóa & Phúc lợi khác
Gói nghỉ mát, team building, happy hour, câu lạc bộ thể thao, hoạt động cộng đồng.
Quà tặng nhân dịp lễ, Tết, sự kiện đặc biệt (sẽ có thông báo tùy từng thời kỳ).