Thư Ký Ban Tổng Giám đốc

1. Thực hiện công tác thư ký - trợ lý Ban điều hành
Tham mưu, hỗ trợ Ban TGĐ trong công tác điều hành; hỗ trợ điều phối công việc giữa Ban TGĐ với các đơn vị/ban chức năng và kết nối với HĐQT khi cần thiết.
Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện các chỉ đạo/kết luận của Ban TGĐ; báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh.
Tư vấn thủ tục, tổ chức triệu tập, chuẩn bị chương trình và tài liệu họp Ban TGĐ (định kỳ, bất thường)
Ghi biên bản họp, dự thảo và trình duyệt thông báo/kết luận điều hành; theo dõi việc phát hành và triển khai sau họp.
Tổng hợp, chuẩn bị báo cáo, tài liệu phục vụ các cuộc họp theo yêu cầu của Ban TGĐ
Tiếp nhận, kiểm soát, lưu trữ và quản lý toàn bộ văn bản, tài liệu do Ban TGĐ ban hành; tổ chức lưu chuyển thông tin đúng quy trình, đúng thẩm quyền
Trợ giúp BĐH trong việc điều phối công việc, kết nối các hoạt động với HĐQT đảm bảo duy trì được các hoạt động điều hành Công ty, xử lý công việc kịp thời.
Quản lý, kiểm soát trong quá trình tiếp nhận, lưu trữ và lưu chuyển thư từ công văn, chịu trách nhiệm về các thông tin mang tính bảo mật
Quản lý thư từ, công văn đến/đi của Ban TGĐ; đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và bảo mật thông tin.
Thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật trong toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ
Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, chương trình công tác, hội họp và các chuyến công tác của Ban TGĐ
Hỗ trợ công tác đối ngoại, phiên dịch trong các cuộc họp với đối tác quốc tế (khi có yêu cầu)
2. Hỗ trợ thực hiện giám sát tuân thủ
3. Công tác giám sát thực hiện hệ thống văn bản quản trị