Trợ Lý COO Kiêm Pháp Chế & Hồ Sơ Thầu

A. Pháp chế & Hợp đồng
❖ Tiếp nhận và rà soát hợp đồng, thỏa thuận, phụ lục, thỏa thuận bảo mật (NDA) và tài liệu pháp lý trước khi trình Giám đốc vận hành (COO) phê duyệt.
❖ Kiểm tra tính hợp lệ về thể thức: tư cách pháp lý của các bên, thẩm quyền người ký (đối chiếu giấy ủy quyền còn hiệu lực), số bản, ngôn ngữ ưu tiên, ngày hiệu lực và phụ lục kèm theo.
❖ Rà soát rủi ro theo danh mục kiểm tra, đề xuất sửa điều khoản (redline) và lập Phiếu kiểm soát hợp đồng cho từng hồ sơ.
❖ Đối chiếu hợp đồng song ngữ Việt - Anh, cảnh báo các lỗi dịch làm sai lệch quyền và nghĩa vụ của các bên.
❖ Kiểm soát các điều khoản đặc thù: bảo mật, không cạnh tranh, sở hữu trí tuệ, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin, mức dịch vụ (SLA) và chế tài, giới hạn trách nhiệm, bồi thường thiệt hại.
❖ Quản lý kho tài liệu pháp lý: hợp đồng mẫu, thư viện điều khoản và nhật ký hợp đồng (cảnh báo gia hạn/hết hạn trước tối thiểu 30 ngày).
❖ Theo dõi thay đổi pháp luật ảnh hưởng hoạt động kinh doanh và đề xuất điều chỉnh biểu mẫu, hợp đồng mẫu.
❖ Đề xuất thuê luật sư hành nghề khi hồ sơ có rủi ro trọng yếu (vị trí không thay thế ý kiến pháp lý chính thức).
B. Hồ sơ dự thầu & tài liệu bán hàng
❖ Kiểm soát hồ sơ dự thầu trước khi nộp: tính đầy đủ và hợp lệ so với hồ sơ mời thầu (biểu mẫu, số lượng, hình thức, thời hạn nộp, bảo lãnh dự thầu nếu có).
❖ Rà soát bộ tài liệu pháp lý kèm hồ sơ: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền, chứng thư số, cam kết bảo mật.
❖ Kiểm tra hồ sơ nhân sự chủ chốt (bảng kinh nghiệm chuyên môn) và các cam kết bảo mật - an toàn thông tin liên quan.
❖ Kiểm tra tính nhất quán giữa hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ tài chính, tiến độ và các cam kết trong thuyết minh; cảnh báo mọi cam kết vượt khả năng thực hiện.
❖ Rà soát định kỳ quy trình và tài liệu bán hàng (quy trình báo giá và phê duyệt giá, mẫu đề xuất, hợp đồng khung) và đề xuất chuẩn hóa, ban hành mẫu dùng chung.
❖ Lưu vết phiên bản hồ sơ đã nộp để phục vụ tra soát và tái sử dụng cho các gói thầu sau.
C. Điều phối - theo dõi công việc được giao
❖ Tổng hợp và theo dõi danh sách đầu việc COO giao (đầu mối, thời hạn, tiêu chí chất lượng).
❖ Đôn đốc các bên theo phân công của COO; báo cáo COO các vướng mắc vượt thẩm quyền (vị trí không tự ra quyết định thay COO).
❖ Cảnh báo sớm rủi ro chậm tiến độ hoặc không đạt chất lượng, tối thiểu 03 ngày làm việc trước thời hạn.
❖ Chuẩn bị báo cáo tuần/tháng cho COO: tỷ lệ hoàn thành, việc tồn, nguyên nhân và đề xuất xử lý.
❖ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc vận hành.