Mục tiêu của vị trí
Chúng tôi tìm kiếm một Trợ lý Điều hành có tư duy quản trị và khả năng theo việc đến cùng, không đơn thuần là vị trí
thư ký hành chính.
Nhiệm vụ cốt lõi là giúp Ban Điều hành chuyển các quyết định, ý tưởng và chỉ đạo thành đầu việc rõ ràng - người chịu trách nhiệm - thời hạn - kết quả cuối cùng.
Người phù hợp phải có khả năng làm việc trong môi trường tốc độ cao, nhiều dự án vận hành song song và chủ động kiểm soát tiến độ mà không cần chờ nhắc.
Trách nhiệm chính
1. Quản lý công việc điều hành
Tiếp nhận chỉ đạo từ Ban Điều hành và chuyển thành kế hoạch hành động cụ thể: Task → Owner → Deadline → Priority → Status → Blocker → Next Action.
Theo dõi đến khi công việc thực sự hoàn thành, không dừng ở việc chuyển thông tin.
Chủ động phát hiện công việc trễ hạn, đình trệ hoặc có nguy cơ phát sinh vấn đề.
2. Theo dõi nhiều dự án song song
Theo dõi tiến độ các công ty, dự án và phòng ban thuộc hệ thống.
Tổng hợp thông tin từ các quản lý và đầu mối phụ trách.
Phân biệt rõ:
Việc đang chạy bình thường.
Việc cần thúc đẩy.
Việc đang có vấn đề.
Việc cần Ban Điều hành ra quyết định.
3. Báo cáo điều hành
Chuẩn bị báo cáo ngắn gọn theo ngày/tuần.
Không chỉ tổng hợp "đã làm gì" mà phải trả lời được: Đang ở đâu? → Vì sao chưa xong? → Ai chịu trách nhiệm? → Khi nào xong? → Cần quyết định gì?
Ưu tiên dashboard và báo cáo trực quan, hạn chế báo cáo dài không tạo ra hành động.
4. Follow-up và đóng việc
Làm việc trực tiếp với quản lý, nhân viên, nhà cung cấp và các bên liên quan để cập nhật tiến độ.
Chủ động nhắc deadline và truy vấn nguyên nhân khi công việc không đạt kế hoạch.
Theo sát cho đến khi có kết quả cuối cùng (closed-loop).
5. Hỗ trợ Ban Điều hành
Sắp xếp lịch làm việc, cuộc họp và các nội dung cần ưu tiên.
Chuẩn bị tài liệu và dữ liệu trước các quyết định quan trọng.
Ghi nhận quyết định sau cuộc họp và lập tức chuyển thành action list.
Có khả năng sử dụng AI và các công cụ quản lý công việc để tăng tốc độ xử lý.
Chân dung chúng tôi tìm kiếm
Tư duy logic và khả năng hệ thống hóa tốt.
Cực kỳ mạnh về follow-up.
Chủ động thay vì chờ giao việc.
Giao tiếp ngắn gọn, chính xác.
Có khả năng quản lý nhiều luồng công việc cùng lúc.
Chịu được môi trường tốc độ cao và yêu cầu thay đổi nhanh.
Dám báo cáo vấn đề và phản biện khi phát hiện rủi ro.
Bảo mật thông tin tốt.
Không cần được nhắc nhiều lần để hoàn thành một công việc.
*** Ưu tiên ứng viên từng làm Executive Assistant, Project Coordinator, PMO, Operations hoặc trợ lý
quản lý cấp cao.
Không phù hợp nếu
Chỉ quen nhận lệnh rồi thực hiện.
Ngại nhắc hoặc thúc đẩy người khác.
Cần cấp trên theo sát mới hoàn thành công việc.
Báo cáo tốt nhưng khả năng triển khai yếu.
Có xu hướng che giấu vấn đề hoặc báo cáo chậm khi xảy ra sự cố.
KPI cốt lõi
Hiệu quả của vị trí không được đánh giá bằng mức độ "bận", mà bằng khả năng giúp hệ thống hoàn thành công việc.
Các KPI chính:
≥ 90% đầu việc được cập nhật đúng hạn.
≥ 90% công việc có Owner + Deadline + Next Action rõ ràng.
100% vấn đề nghiêm trọng được escalation kịp thời.
Giảm liên tục số lượng công việc Ban Điều hành phải trực tiếp nhắc lại hoặc tự follow-up.
Không để công việc quan trọng bị thất lạc sau cuộc họp hoặc chỉ đạo.
Bài test tuyển dụng
Ứng viên đạt vòng phỏng vấn sẽ thực hiện một bài test tình huống thực tế.
Ứng viên được cung cấp một nhóm đầu việc đang triển khai nhưng không được cung cấp sẵn cách quản lý.
Yêu cầu ứng viên tự:
Phân loại công việc.
Xác định mức ưu tiên.
Xác định thông tin còn thiếu.
Lập hệ thống tracking.
Follow-up các đầu mối.
Báo cáo vấn đề.
Đề xuất next action.
*** Chúng tôi đánh giá cách ứng viên tư duy và đóng công việc, không chỉ đánh giá CV.
Nguyên tắc của vị trí
Không chỉ báo cáo vấn đề.
Phải làm rõ vấn đề → người xử lý → thời hạn → hành động tiếp theo → kết quả.
Mục tiêu cuối cùng:
Ban Điều hành tập trung và quyết định quan trọng;
Trợ lý Điều hành đảm bảo các quyết định đó biến thành kết quả.
Thu nhập gồm: 20-24 triệu lương cứng + 3-6 triệu KPI, tổng thu nhập mục tiêu khoảng 25-30 triệu/tháng.
Chế độ phúc lợi tốt.
Môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp.