Trợ Lý Điều Hành Cấp Cao

Mục tiêu của vị trí
Chúng tôi tìm kiếm một Trợ lý Điều hành có tư duy quản trị và khả năng theo việc đến cùng, không đơn thuần là vị trí thư ký hành chính.
Nhiệm vụ cốt lõi là giúp Ban Điều hành chuyển các quyết định, ý tưởng và chỉ đạo thành đầu việc rõ ràng - người chịu trách nhiệm - thời hạn - kết quả cuối cùng.
Người phù hợp phải có khả năng làm việc trong môi trường tốc độ cao, nhiều dự án vận hành song song và chủ động kiểm soát tiến độ mà không cần chờ nhắc.
Trách nhiệm chính
1. Quản lý công việc điều hành
Tiếp nhận chỉ đạo từ Ban Điều hành và chuyển thành kế hoạch hành động cụ thể: Task → Owner → Deadline → Priority → Status → Blocker → Next Action.
Theo dõi đến khi công việc thực sự hoàn thành, không dừng ở việc chuyển thông tin.
Chủ động phát hiện công việc trễ hạn, đình trệ hoặc có nguy cơ phát sinh vấn đề.
2. Theo dõi nhiều dự án song song
Theo dõi tiến độ các công ty, dự án và phòng ban thuộc hệ thống.
Tổng hợp thông tin từ các quản lý và đầu mối phụ trách.
Phân biệt rõ:
Việc đang chạy bình thường.
Việc cần thúc đẩy.
Việc đang có vấn đề.
Việc cần Ban Điều hành ra quyết định.
3. Báo cáo điều hành
Chuẩn bị báo cáo ngắn gọn theo ngày/tuần.
Không chỉ tổng hợp "đã làm gì" mà phải trả lời được: Đang ở đâu? → Vì sao chưa xong? → Ai chịu trách nhiệm? → Khi nào xong? → Cần quyết định gì?
Ưu tiên dashboard và báo cáo trực quan, hạn chế báo cáo dài không tạo ra hành động.
4. Follow-up và đóng việc
Làm việc trực tiếp với quản lý, nhân viên, nhà cung cấp và các bên liên quan để cập nhật tiến độ.
Chủ động nhắc deadline và truy vấn nguyên nhân khi công việc không đạt kế hoạch.
Theo sát cho đến khi có kết quả cuối cùng (closed-loop).
5. Hỗ trợ Ban Điều hành
Sắp xếp lịch làm việc, cuộc họp và các nội dung cần ưu tiên.
Chuẩn bị tài liệu và dữ liệu trước các quyết định quan trọng.
Ghi nhận quyết định sau cuộc họp và lập tức chuyển thành action list.
Có khả năng sử dụng AI và các công cụ quản lý công việc để tăng tốc độ xử lý.