Trợ lý Giám đốc điều hành

Trợ lý Giám đốc điều hành sẽ quản lý, phát triển các dự án mới, phụ trách hệ thống ISO của công ty và hỗ trợ giúp việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc.
Trợ lý Giám đốc được đề nghị tuyển dụng thêm nhân viên để hỗ trợ thực hiện dự án và được trao đổi với Giám đốc về chi phí và tiến độ của các dự án.
Trợ lý giám đốc được công ty hỗ trợ tham gia các khóa đào tạo về kiến thức và nghiệp vụ để hoàn thành tốt công việc.
1. Quản lý phát triển các dự án mới của công ty:
1.1. Các dự án về Quản trị hệ thống thông tin: sẽ cần tuyển dụng thêm 1 nhân viên phụ trách hệ thống quản trị thông tin để hỗ trợ thực thi.
1.1.1. Dự án Triển khai ERP:
Hiểu cách vận hành và quản lý hệ thống cho phần mềm ERP, gồm các module Quản trị Kế toán, CRM, Quản trị kho và sản xuất, xác định nhu cầu của người dùng và phối hợp với nhà cung cấp phần mềm phát triển các giải pháp.
Tiếp nhận các kết quả phát triển từ nhà cung cấp phần mềm, tiến hành kiểm thử, UAT cùng với Key user, đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng yêu cầu của Key user và Ban giám đốc, phối hợp với Key user để chuẩn bị dữ liệu chuyển đổi (Data Conversion), nghiệm thu và đưa vào vận hành trên hệ thống.
Phối hợp nhà cung cấp phần mềm tạo tài liệu tham khảo và hướng dẫn các bước sử dụng cho người dùng, hỗ trợ người dùng nhập liệu và kiểm tra dữ liệu.
Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm trong việc xử lý, khắc phục sự cố cho người dùng cuối, nâng cấp, bảo trì hệ thống ERP, đảm bảo hệ thống ERP hoạt động thông suốt, hiệu quả.
Thiết kế phát triển và duy trì các báo cáo được sử dụng bởi người sử dụng hệ thống ERP.
Làm việc với các trưởng phòng ban để thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả hệ thống ERP trong Công ty
Xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn về dữ liệu, mẫu báo cáo và đưa ra giải pháp cho các quy trình nghiệp vụ trên hệ thống ERP trong quá trình xây dựng và phát triển hệ thống ERP tại Công ty;
Đào tạo các nhân viên mới về sử dụng hệ thống ERP.
Thực hiện các công việc tương tự đối với dự án triển khai
Hỗ trợ các công việc liên quan đến công nghệ thông tin và theo sự điều động của cấp trên.
1.1.2. Dự án Triển khai Website/ Thương mại điện tử
Tiếp nhận và phân tích yêu cầu của Ban giám đốc về giao diện, chức năng của website để triển khai làm việc với nhà cung cấp website.
Đánh giá, thẩm định và lựa chọn nhà cung cấp website.
Tiếp nhận các kết quả phát triển từ nhà cung cấp website, tiến hành kiểm thử, nghiệm thu và đưa vào vận hành thực tế.
Quản lý, phát triển và duy trì website.
Hỗ trợ các công việc liên quan đến dự án và theo sự điều động của cấp trên.
2. Dự án Marketing B2B: sẽ sử dụng đối tác Outsourcing để hỗ trợ thực thi.
Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các ấn phẩm Marketing cho công ty
Thực hiện các công việc liên quan đến Marketing, thúc đẩy phát triển doanh số.
3. Dự án Cập nhật Hệ thống tuyển dụng, đào tạo và chăm sóc nội bộ: sẽ cần tuyển dụng thêm 1 nhân viên phụ trách để hỗ trợ thực thi.
Cập nhật lại hệ thống tài liệu và quy trình tuyển dụng của công ty.
Đề xuất và lên kế hoạch thực thi các chương trình chăm sóc nội bộ, giữ chân nhân tài tại công ty.
Lên kế hoạch và thực hiện các chương tình đào tạo nội bộ, đáp ứng nhu cầu đào tạo nghiệp vụ và kiến thức cho nhân viên.
4. Quản lý hệ thống ISO:
· Xây dựng và kiểm soát tài liệu:
o Kết hợp, hỗ trợ các phòng ban, bộ phận soạn thảo các quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn công việc, mô tả công việc.
o Cập nhật tài liệu từ các phòng ban, bộ phận xem xét, chỉnh sửa cho phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015
· Đánh giá, giám sát hệ thống:
o Đánh giá chất lượng nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015.
o Lập và theo dõi các hành động khắc phục sau đánh giá nội bộ (nếu có).
o Lập phiếu CAR cho các trường hợp cần thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa và theo dõi kết quả thực hiện của các hành động khắc phục sau khi được Giám đốc phê duyệt.
o Lập kế hoạch, đánh giá chất lượng nội bộ, báo cáo đánh giá nội bộ.
o Kiểm tra, giám sát các phòng ban, bộ phận việc thực hiện các quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn công việc, biểu mẫu.
· Giám sát định kỳ:
o Lập kế hoạch đánh giá và chương trình đánh giá cụ thể.
o Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho đánh giá.
o Áp dụng chế tài tới các bộ phận sau đánh giá theo quy định.
· Tiếp đón đánh giá từ các bên quan tâm:
o Tổ chức tiếp đón giá theo kế hoạch, tham gia theo kế hoạch.
o Lập kế hoạch tiếp đón đánh giá từ bên ngoài.
o Thực hiện các công việc chuẩn bị tiếp đón đánh giá.
o Thực hiện các chứng từ, hồ sơ có liên quan đến ISO mà khách hàng yêu cầu .
· Tuyền thông hệ thống:
o Đảm bảo nhân sự luôn cập nhật được những thay đổi của Hệ thống ISO theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
o Đại diện công ty truyền thông đến các bộ phận, phòng ban về các quy chuẩn mới, yêu cầu, thủ tục, quy trình mới (khi có).
5. Hỗ trợ và giúp việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc.
Tốt nghiệp Đại học trở lên ở tất cả các ngành. Ưu tiên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin, Quản trị kinh doanh, Quản lý công nghiệp,...
Có kinh nghiệm liên quan tối thiểu từ 01 năm trở lên tương ứng các hạng mục công việc theo Mô tả công việc. Quan trọng có tinh thần học hỏi và dám vượt qua các thách thức khó khăn để hoàn thành công việc.
Sử dụng thành thạo Vi tính Văn phòng và các phần mềm liên quan như ERP, quản lý dự án.
Trình độ Ngoại ngữ: tiếng Anh giao tiếp.
Khả năng phán đoán, nhạy bén, đàm phán và giải quyết vấn đề tốt.
Năng lực đối ngoại và tương tác tốt.
Có tính tổ chức và hệ thống cao.
Có khả năng quản lý sự thay đổi tốt.
Trách nhiệm và chuẩn mực, tinh thần chủ động và làm việc độc lập / đội nhóm tốt.
Bằng cấp:
Đại học
Độ tuổi:
24 - 35
Giới tính:
Nữ
Hình thức: Nhân viên chính thức
Thời gian thử việc: 60 ngày
Thời gian làm việc: Giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6 (8h-17h), thứ 7 làm buổi sáng 8h-12h
Cơ hội huấn luyện: Chương trình huấn luyện cập nhật hàng năm. Được hỗ trợ đào tạo theo đề xuất của nhân viên.
Đồng nghiệp: Thân thiện, trẻ trung
Phúc lợi:
• Công việc ổn định, lương thỏa thuận theo năng lực, hoa hồng chiết khấu cao theo chính sách công ty
• Một năm tăng lương 2 lần
• Thưởng quý 1⁄2 tháng lương, thưởng lễ, thưởng năm
• Tham gia đầy đủ các chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thấ nghiệp.
Phụ cấp khác:
• Phụ cấp cơm trưa, điện thoại
• Hằng năm tổ chức cho nhân viên đi du lịch, tiệc liên hoan cuối năm với các phần thưởng có giá trị.
Ngày nghỉ: Chế độ nghỉ phép theo luật lao động