- Perform all secretarial tasks such as schedule appointments, make travel and meeting arrangements, prepare letters, response to e-mails, take care of the filing system, ETC.
- Handle day-to-day internal & external correspondence
- Supervise the use of Company cars, stationery and office equipment.
- Assess provided data and provide a concise overview for GD, if possible
- Maintain all office organization, files, ETC.
- Plan and schedule meetings, conferences, teleconferences, and travel
- Coordinate with Department Heads to follow up any assigned projects and make sure that results are achieved in an effective manner
- Produce Information by formatting, inputting, editing, retrieving, copying (both text, data, and graphics).
- Translate documents and records if necessary.
- Welcome guests and customers; answer or direct inquiries
- Maintain customer confidence by keeping information confidential
- Secure information by completing data base backups
- Thực hiện tất cả các nhiệm vụ thư
ký như lên lịch hẹn, sắp xếp chuyến đi và cuộc họp, chuẩn bị thư, phản hồi email, quản lý hệ thống lưu trữ, v.v.
- Xử lý các công việc liên lạc nội bộ và bên ngoài hàng ngày.
- Giám sát việc sử dụng xe công ty, văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng.
- Đánh giá dữ liệu được cung cấp và cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn cho
Giám đốc, nếu có thể.
- Duy trì sự tổ chức văn phòng, tài liệu, v.v.
- Lập kế hoạch và lên lịch cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo qua điện thoại và chuyến đi.
- Phối hợp với các Trưởng phòng để theo dõi các dự án được giao và đảm bảo rằng kết quả được đạt được một cách hiệu quả.
- Sản xuất thông tin bằng cách định dạng, nhập liệu, chỉnh sửa, truy xuất, sao chép (cả văn bản, dữ liệu và đồ họa).
- Dịch tài liệu và hồ sơ nếu cần thiết.
- Chào đón khách và khách hàng; trả lời hoặc chuyển tiếp các yêu cầu.
- Duy trì sự tự tin của khách hàng bằng cách giữ thông tin bảo mật.
- Bảo mật thông tin bằng cách hoàn tất sao lưu cơ sở dữ liệu.
- University degree in Office Administration/English or related fields.
- Minimum of 2 - 3 years of experience in secretarial/administrative role, preferably in professional services environment
- Good Chinese writing and speaking skills
- Proficient in computer knowledge and skills (MS Word/ Excel/ Power Point)
- Conscientious, service and customer-oriented and have an eye for detail
- Strong organizational skills are essential in order to manage and prioritize your workload
- Able to work under high pressure with all levels of staff
- Strong communication and interpersonal skills
- Bằng đại học chuyên ngành Quản trị Văn phòng/ Tiếng Anh hoặc các lĩnh vực liên quan.
- Tối thiểu 2 - 3 năm kinh nghiệm trong vai trò
thư ký/hành chính, ưu tiên trong môi trường dịch vụ chuyên nghiệp.
- Kỹ năng viết và nói tiếng Trung tốt.
- Thành thạo kiến thức và kỹ năng máy tính (MS Word/Excel/PowerPoint).
- Cẩn thận,
phục vụ và khách hàng hướng đến và có khả năng chú ý đến chi tiết.
- Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ là cần thiết để quản lý và ưu tiên khối lượng công việc của bạn.
- Có khả năng làm việc dưới áp lực cao với tất cả các cấp nhân viên.
- Kỹ năng giao tiếp và tương tác mạnh mẽ.
TP.HCM, Tầng 2 tòa nhà VNO, 129 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh, TP.HCM, Bình Thạnh
