Trợ Lý Giám Đốc

• Điều phối, nhắc nhở công việc và lịch làm việc
• Tham mưu, cố vấn cho giám đốc trong việc đưa ra các quyết định.
• Tổng hợp và điều phối thông tin: Tổng hợp, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động của công ty nói chung và các phòng ban nói riêng dựa trên báo cáo của các bộ phận. Tìm hiểu và khắc phục vấn đề. Sau khi có quyết định từ giám đốc, thông báo tới cho các phòng ban.
• Quản lý và giám sát: Hỗ trợ giám đốc quản lý và giám sát các công việc của phòng ban, cá nhân trong công ty, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
• Chuẩn bị công tác hành chính: Làm báo cáo chuẩn bị cho cuộc họp trong và ngoài công ty, trực tiếp tham gia cuộc họp khi được tổng giám đốc yêu cầu.
• Sắp xếp cuộc họp: khi được yêu cầu chuẩn bị cuộc họp, trợ lý cần làm việc với các trưởng bộ phận, phòng ban để lên kế hoạch và sắp xếp thời gian, địa điểm cuộc họp, thông báo tới những người liên quan tới cuộc họp.
• Lưu trữ văn thư: Thực hiện công việc lưu trữ một cách khoa học để có thể nhanh chóng trích xuất thông tin khi có yêu cầu từ tổng giám đốc các tài liệu liên đới.
• Xử lý thông tin: Đối với cuộc họp, ghi chép thông tin cuộc họp, các ý kiến và quyết định trong cuộc họp. Đồng thời tiếp nhận và xử lý các văn kiện, tài liệu được gửi tới và truyền đạt cho tổng giám đốc.
• Quản lý đối tác: Trực điện thoại, kiểm tra hòm thư điện tử, ... tổng hợp, quản lý và sắp xếp các cuộc gặp mặt, làm việc với đối tác, khách hàng, cơ quan hành chính nhà nước, ...
• Xây dựng và duy trì các mối quan hệ: Kết nối tổng giám đốc và các mối quan hệ với tổ chức và cá nhân.
• Bảo mật thông tin: Có trách nhiệm trong việc bảo mật các thông tin quan trọng này, tránh để lọt ra ngoài gây ảnh hưởng xấu tới công ty