Trợ Lý Giám Đốc

1. Quản lý và điều phối kế hoạch làm việc của Ban Lãnh đạo
• Xây dựng, sắp xếp và quản lý kế hoạch làm việc của Ban Lãnh đạo dựa trên kế hoạch hoạt động chung của công ty và đề xuất từ các phòng ban/đối tác.
• Điều phối, tổ chức thực hiện và tham mưu cho Ban Lãnh đạo trong triển khai kế hoạch.
2. Tổng hợp và truyền đạt thông tin
• Là đầu mối tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin, văn bản từ đối tác và các bộ phận liên quan.
• Truyền đạt chính xác, kịp thời các chỉ đạo, thông báo của Ban Lãnh đạo tới các phòng ban.
• Điều tiết thông tin giữa Ban Lãnh đạo và các đơn vị, đảm bảo thông tin được xử lý và phản hồi đúng thời hạn.
3. Theo dõi và đôn đốc tiến độ công việc
• Giám sát việc thực hiện các chỉ đạo của Ban Lãnh đạo tại các bộ phận, đảm bảo tuân thủ đúng tiến độ.
• Nắm bắt tình hình triển khai thông qua làm việc trực tiếp, tham dự họp hoặc báo cáo từ các bộ phận.
• Hỗ trợ giải quyết khó khăn, vướng mắc của các bộ phận và đề xuất phương án lên Ban Lãnh đạo.
4. Tham gia và hỗ trợ công tác họp và sự kiện
• Tham gia các cuộc họp nội bộ, họp với đối tác; ghi biên bản và theo dõi thực hiện các quyết định đã thống nhất.
• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, bài thuyết trình phục vụ họp, hội nghị, sự kiện của công ty.
5. Rà soát và xử lý văn bản trình ký
• Tiếp nhận, phân loại và đánh số văn bản trình ký Ban Lãnh đạo.
• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của nội dung; yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa khi cần thiết.
• Tham vấn ý kiến Ban Lãnh đạo đối với các đề xuất/tờ trình từ các bộ phận.
• Lưu trữ và chuyển trả văn bản theo đúng quy định.
6. Quản lý thời gian và hỗ trợ hành chính cho Giám đốc
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, công tác của Giám đốc.
• Hỗ trợ các công việc hành chính liên quan để đảm bảo hoạt động điều hành trôi chảy.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác
• Chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban Lãnh đạo.