Vị trí Trợ Lý Hội Đồng Quản Trị tại HSHG giữ vai trò then chốt trong việc hỗ trợ Hội Đồng Quản Trị và phối hợp với Ban Lãnh Đạo nhằm điều phối các hoạt động, đảm bảo mọi quyết định chiến lược được thực hiện hiệu quả, góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và vị thế của HSHG.
Các trách nhiệm chính của vị trí này bao gồm:
1. Thực hiện vai trò Đại sứ Ẩm thực Biển Việt Nam và thế giới của HSHG:
- Đam mê thương hiệu HSHG và mong muốn góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu, truyền tải định vị thương hiệu và tính cách thương hiệu của HSHG.
- Góp phần tạo dựng môi trường làm việc năng động, thân thiện và chuyên nghiệp phù hợp với giá trị văn hóa và tính cách thương hiệu của HSHG.
2. Hỗ trợ quản lý lịch trình:
- Sắp xếp lịch làm việc: Tổ chức, quản lý và điều phối lịch làm việc hàng ngày, các cuộc họp nội bộ và cuộc họp với đối tác cho HĐQT.
- Chuẩn bị tài liệu và báo cáo: Thu thập, tổng hợp các tài liệu, báo cáo kinh doanh và chuẩn bị các bài thuyết trình trực quan cần thiết cho Hội Đồng Quản Trị (HĐQT) trước các cuộc họp.
- Ghi chép và theo dõi: Ghi nhận biên bản cuộc họp, lập kế hoạch hành động và theo dõi tiến độ thực hiện của các chỉ đạo từ HĐQT.
3. Hỗ trợ điều phối và liên lạc:
- Duy trì sự kết nối: Đảm bảo thông tin và chỉ đạo từ HĐQT được truyền đạt kịp thời và chính xác đến các phòng ban và đội ngũ quản lý, đồng thời theo dõi việc thực hiện để đạt kết quả tối ưu
- Xử lý thư từ và văn bản: Quản lý, phân loại và phản hồi thư từ, văn bản, email liên quan đến HĐQT, đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp và hiệu quả
- Theo dõi tiến độ công việc: Theo dõi và đôn đốc tiến độ các công việc, dự án được HĐQT giao phó cho các phòng ban, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
4. Quản lý tài liệu và hồ sơ:
- Quản lý lưu trữ: Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học và bảo mật, giúp HĐQT dễ dàng truy cập thông tin cần thiết.
- Biên dịch và soạn thảo văn bản: Biên dịch các tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh và ngược lại khi cần. Đồng thời soạn thảo các thư mời, văn bản, báo cáo theo yêu cầu.
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo các tài liệu, thông tin quan trọng của HĐQT được quản lý một cách bảo mật và an toàn.
5. Hỗ trợ đối ngoại và tiếp đón đối tác:
Tổ chức đón tiếp đối tác: Sắp xếp lịch trình và hỗ trợ đón tiếp các đối tác, khách hàng khi làm việc với HĐQT, đảm bảo sự chuyên nghiệp và chu đáo.
Phiên dịch: Thực hiện phiên dịch trong các cuộc họp hoặc sự kiện có sự tham gia của đối tác quốc tế, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và rõ ràng.
Tổ chức sự kiện đối ngoại: Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, buổi gặp gỡ của HĐQT với các đối tác chiến lược, góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
6 Phát triển bản thân:
Làm gương về sự phát triển bản thân và phát triển sự nghiệp bằng cách liên tục nâng cao kiến thức và kỹ năng về sản phẩm, chuyên môn, kỹ năng cứng và kỹ năng mềm và các khía cạnh khác trong cuộc sống.
Chia sẻ những kiến thức học được cho đội ngũ.
7. Trách nhiệm tập thể:
- Đóng góp giá trị cho tổ chức với việc tích cực đảm nhận các yêu cầu công việc mới và đa dạng; khám phá những cơ hội mới để nâng cao chất lượng công việc và dịch vụ; giúp đỡ người khác hoàn thành kết quả công việc liên quan khi cần thiết.
- Tuân thủ và duy trì tất cả các giá trị cốt lõi, chính sách và quy định của HSHG.
Các nhiệm vụ và trách nhiệm khác được Công ty giao cho Nhân viên và có thể được điều chỉnh theo thời gian.
1. Kiến thức và kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Luật, hoặc các ngành liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý hoặc Thư ký cho Ban
Giám Đốc hoặc các vị trí liên quan.
- Hiểu biết sâu về quy trình vận hành tổ chức và các báo cáo chuyên nghiệp.
- Thành thạo ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh (cả 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết), ưu tiên các ứng viên có khả năng giao tiếp hoặc phiên dịch tốt trong môi trường làm việc với đối tác quốc tế.
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường quốc tế.
2. Kỹ năng:
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp và quản lý công việc một cách khoa học, ưu tiên công việc hợp lý để đảm bảo mọi hoạt động của HĐQT diễn ra suôn sẻ và đúng lịch trình.
- Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp: Có khả năng giao tiếp khéo léo, giữ phong thái chuyên nghiệp trong mọi tình huống. Khả năng diễn đạt ý kiến rõ ràng, mạch lạc, và dễ hiểu cả bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
- Kỹ năng xử lý tình huống: Nhạy bén trong việc giải quyết vấn đề, xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh và đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Kỹ năng phân tích và báo cáo: Có khả năng thu thập, phân tích dữ liệu và chuẩn bị báo cáo kinh doanh, thị trường chính xác.
- Kỹ năng
chăm sóc khách hàng: Biết cách tư vấn, giải đáp thắc mắc và duy trì mối quan hệ khách hàng một cách chuyên nghiệp, tận tâm.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ:
+ Thành thạo các công cụ văn phòng: Sử dụng thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) để soạn thảo văn bản, lập báo cáo, và chuẩn bị các tài liệu thuyết trình chuyên nghiệp.
+ Sử dụng phần mềm quản lý công việc: Có khả năng sử dụng các phần mềm quản lý công việc và dự án để theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và báo cáo kết quả.
+ Quản lý tài liệu trực tuyến: Hiểu biết về các công cụ lưu trữ và quản lý tài liệu trực tuyến như Google Drive giúp lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách khoa học và bảo mật.
+ Sử dụng công cụ họp trực tuyến: Sử dụng thành thạo các công cụ họp trực tuyến như Zoom hoặc Google Meet, đảm bảo các cuộc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
+ Khả năng học hỏi công nghệ mới: Sẵn sàng tìm hiểu và áp dụng các công nghệ mới trong công việc như các ứng dụng hỗ trợ phiên dịch, công cụ quản lý thời gian và các phần mềm AI hỗ trợ văn phòng, nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
3. Phẩm chất:
- Có niềm đam mê với lĩnh vực bán sỉ, lẻ và F&B: Có hứng thú với việc khám phá và tìm hiểu về các sản phẩm hải sản, ẩm thực và xu hướng thị trường.
- Có tư duy đặt trải nghiệm khách hàng làm trọng tâm: Luôn quan tâm đến nhu cầu và mong muốn của khách hàng, không ngừng sáng tạo và đổi mới để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm và thưởng thức ẩm thực tuyệt vời.
- Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc độc lập và phối hợp hiệu quả với nhóm: Luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có ý thức trách nhiệm chung với tập thể và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.
- Có khả năng thích nghi và linh hoạt trong môi trường làm việc năng động: Có khả năng học hỏi nhanh chóng, thích nghi với những thay đổi của thị trường và công ty.
- Có ý chí học hỏi và phát triển bản thân không ngừng: Luôn trau dồi kiến thức và kỹ năng để nâng cao năng lực bản thân và hoàn thành tốt công việc.
- Cam kết theo đuổi 6 giá trị cốt lõi và 5 tính cách thương hiệu của Hải Sản Hoàng Gia: Thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự trung thực, tận tâm, chia sẻ, tiên phong và luôn nỗ lực để góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu HSHG.