Trợ Lý Kho - Assistant Warehouse

* Mục đích công việc:
- Đảm báo tính tuân thủ của kho về 5S, an toàn và PCCC, chứng từ, hồ sơ được lưu trữ có khoa học
- Đảm bảo chi phí sử dụng trong ngân sách, vận hành không ảnh hưởng đến việc bán hàng
- Làm việc với các bộ phận đăng kí và tuân thủ, điều phối giao hàng và bán hàng
- Báo cáo các việc liên quan vận hành định kỳ"
* Chức năng
Quản lí hồ sơ kho ( Nhập liệu, chứng từ)
- Kiểm tra, duyệt các đơn hàng nhập, xuất trên B8: hàng ngày thực hiện thao tác kịp thời để đảm bảo đúng, đủ số liệu thể hiện tồn kho hỗ trợ cho việc key đơn và báo cáo kịp thời tình hình hàng hóa tồn tại kho
- Chuẩn bị tem, nhãn phụ đầy đủ khi hàng về kho
- Đảm bảo hàng hóa xuất theo FEFO,FIFO
- Duy trì dữ liệu chuẩn về hàng hóa bao gồm: tạo mới mã sản phẩm, sửa đổi thông tin nếu không phù hợp, đóng các mã không còn hoạt động, kèm hình ảnh sản phẩm để giúp cho việc nhận diện hàng hóa
- Đảm bảo chứng từ nhập xuất đúng, đủ
- Hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ khi có thanh tra, cấp giấy chứng nhận
- Quản lí hợp đồng dịch vụ: lấy báo giá, kiểm tra thông tin và lưu trữ hợp đồng
Quản lý/kiểm soát chi phí, tài sản và 3PL
- Lên lịch định kì bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị như crack kệ, hệ thống máy lạnh, cửa, Forklift, xe...
- Lên lịch PCCC: đào tạo, cấp chứng nhận, đảm bảo các thiết bị PCCC đủ và đúng nơi quy định
- Kiểm kê định kì hàng tháng các tài sản tại kho như: xe tải, forklift, pallet, máy tính, công cụ dụng cụ, hàng hóa tại kho...
- Đảm bảo 3PL thực hiện đúng đủ các công việc, nhiệm vụ như yêu cầu
- Kiểm soát chi phí thực tế phát sinh từ các 3PL đảm bảo tính chính xác theo Hợp đồng
- Kiểm soát chi phí Kho vận theo ngân sách đã hoạch định, phân tích và đề xuất giải pháp cải thiện
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả 3PL và thực hiện việc đánh giá thường xuyên
- Phối hợp với các 3PL để thực hiện các hoạt động cải tiến liên tục nhằm tăng năng suất, giảm chi phí vận hành
Thực hiện báo cáo
- Báo cáo tồn kho: hàng quá hạn sử dụng, cảnh báo hàng sắp hết hạn, cảnh báo các mặt hàng có giá trị cao, đưa đề nghị và phương án cho các mặt hàng cần hủy...
- Ghi nhận kịp thời các chi phí phát sinh, các khoản tạm ứng, thu chi tại kho
- Báo cáo tiến độ thực hiện các dự án: tiết kiệm, cải tạo kho, xây kho, chuyển kho..., các công việc tồn đọng tại kho: sản phẩm không phù hợp, quy trình.
- Xử lí chênh lệch và giải trình chênh lệch sau khi kiểm đếm định kì
Phụ trách công tác hành chính
- Kiểm soát văn phòng phẩm, nguyên vật liệu đóng gói ( màng PE, thùng xốp, băng keo...)
- Đảm bảo 5S tại kho theo checklist hàng ngày ( rác, cây xanh, vệ sinh, ngăn nắp, sạch sẽ tại kho và xe giao hàng)
- Hỗ trợ sắp xếp kho bãi đảm bảo tận dụng khoảng trống tốt nhất có thể.
- Chuẩn bị giấy tờ, chứng từ kiểm kê tồn kho hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng theo định kì và khi có yêu cầu
- Đảm bảo thực hiện mọi quy định SHEQ.
- Đảm bảo mọi hoạt động phải dựa trên qui trình , nội qui của công ty
- Sắp xếp hàng hóa theo layout, bin và tem nhãn đầy đủ, đúng khu vực
Hỗ trợ công tác khác: Các công việc khác được phân công bởi Trưởng Phòng Kho Vận: điều động công tác giữa các kho, báo cáo adhoc, đào tạo, tìm phương án cải tiến kho...