Phạm vi công việc (Scope of Work)
1. Sale Admin - Báo giá, hợp đồng & chứng từ (40%)
Soạn báo giá, CE theo brief của Account; kiểm tra đơn giá, công thức, VAT trước khi trình
Giám đốc Kinh doanh duyệt.
Thu thập và tổng hợp tối thiểu 3 báo giá nhà cung cấp cho mỗi deal, phối hợp với Sản xuất và Mua hàng.
Soạn thảo hợp đồng, phụ lục phát sinh, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán theo mẫu của IDM và của khách hàng.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực và giấy tờ cho hồ sơ dự thầu.
Lưu trữ, đánh số và quản lý hồ sơ từng deal trên hệ thống chung.
2. Business Account -
Hỗ trợ khách hàng & dự án (35%)
Tiếp nhận, ghi nhận brief và yêu cầu từ khách hàng; chuyển đúng đầu mối nội bộ.
Theo dõi tiến độ dự án, nhắc hạn deliverable và mốc nghiệm thu với các bộ phận.
Ghi nhận mọi phát sinh phạm vi và báo ngay cho Account để định giá, chuyển thành phụ lục.
Soạn email, công văn, biên bản họp với khách hàng; tham gia họp và ghi biên bản khi được yêu cầu.
Giữ liên lạc hằng ngày với đầu mối phòng ban mua sắm, kế toán của khách hàng (DNNN, tập đoàn lớn).
3. Báo cáo, công nợ & điều phối nội bộ (25%)
Cập nhật pipeline, trạng thái báo giá - hợp đồng - nghiệm thu - thanh toán hằng tuần.
Theo dõi công nợ phải thu; phối hợp Kế toán đối soát và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Lập báo cáo doanh thu, biên, công nợ hằng tuần/tháng cho Giám đốc Kinh doanh.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, công tác Hà Nội - TP.HCM cho Giám đốc Kinh doanh.
Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Marketing, Truyền thông hoặc liên quan.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm ở vị trí Sale Admin, Sales Coordinator, Business Account hoặc
Account Executive.
Ngành: ưu tiên Agency truyền thông, sự kiện, sản xuất hoặc dịch vụ B2B.
Khách hàng ưu tiên: Đã hỗ trợ account DNNN, tập đoàn lớn (hàng không, năng lượng, ngân hàng).
Chứng từ - thương mại: Đã trực tiếp soạn báo giá, hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán.
Đấu thầu: Đã hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ dự thầu là lợi thế.
Ngoại ngữ: Tiếng Anh đọc - viết email và văn bản thương mại.
Khả năng nhận việc: Sẵn sàng đi làm ngay hoặc trong vòng 1-2 tuần.
Thái độ: Trung thực, cẩn trọng, bảo mật thông tin khách hàng, giá và hồ sơ thầu; chủ động, học nhanh.
Áp lực công việc: Chịu được áp lực deadline và nhiều cấp duyệt; sẵn sàng làm ngoài giờ khi dự án hoặc hồ sơ thầu cần.
Tiêu chuẩn diện mạo: Trang phục chỉnh tề, tác phong chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng DNNN.
Được hưởng đầy đủ BHXH, BHYT và BHTN theo luật Lao động hiện hành.
Thưởng lễ Tết theo quy định của công ty.
Tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản trị cấp cao.
Du lịch hàng năm, Team building cao cấp và các hoạt động văn hóa nội bộ phong phú.