Trợ lý Kinh doanh Agency

Phạm vi công việc (Scope of Work)
1. Sale Admin - Báo giá, hợp đồng & chứng từ (40%)
Soạn báo giá, CE theo brief của Account; kiểm tra đơn giá, công thức, VAT trước khi trình Giám đốc Kinh doanh duyệt.
Thu thập và tổng hợp tối thiểu 3 báo giá nhà cung cấp cho mỗi deal, phối hợp với Sản xuất và Mua hàng.
Soạn thảo hợp đồng, phụ lục phát sinh, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán theo mẫu của IDM và của khách hàng.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực và giấy tờ cho hồ sơ dự thầu.
Lưu trữ, đánh số và quản lý hồ sơ từng deal trên hệ thống chung.
2. Business Account - Hỗ trợ khách hàng & dự án (35%)
Tiếp nhận, ghi nhận brief và yêu cầu từ khách hàng; chuyển đúng đầu mối nội bộ.
Theo dõi tiến độ dự án, nhắc hạn deliverable và mốc nghiệm thu với các bộ phận.
Ghi nhận mọi phát sinh phạm vi và báo ngay cho Account để định giá, chuyển thành phụ lục.
Soạn email, công văn, biên bản họp với khách hàng; tham gia họp và ghi biên bản khi được yêu cầu.
Giữ liên lạc hằng ngày với đầu mối phòng ban mua sắm, kế toán của khách hàng (DNNN, tập đoàn lớn).
3. Báo cáo, công nợ & điều phối nội bộ (25%)
Cập nhật pipeline, trạng thái báo giá - hợp đồng - nghiệm thu - thanh toán hằng tuần.
Theo dõi công nợ phải thu; phối hợp Kế toán đối soát và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Lập báo cáo doanh thu, biên, công nợ hằng tuần/tháng cho Giám đốc Kinh doanh.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, công tác Hà Nội - TP.HCM cho Giám đốc Kinh doanh.