Trợ Lý Quản Lý Tòa Nhà

CÔNG TY CỔ PHẦN MINH NGUYÊN INVESTMENT

Địa điểm làm việc: Hồ Chí Minh

Hết hạn: 13/04/2024

Chi tiết công việc
Giới thiệu công ty

Vị trí công việc này hiện tại đã hết hạn nộp hồ sơ, bạn có thể tham khảo thêm một số công việc liên quan phía dưới

bất động sản

Mô tả công việc

Vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Quản lý tòa nhà và đảm bảo các công việc hành chính được chỉ định phải hoàn thành một cách chuyên nghiệp.
- Nhận sự phân công công việc trực tiếp từ PM hằng ngày;
- Sắp xếp và điều phối các cuộc hẹn/ lịch trình/ cuộc họp cho PM theo yêu cầu;
- Tham dự và lập biên bản họp theo yêu cầu;
- Chuẩn bị và phân phát tất cả các thông báo, thông tin và tất cả các thư từ chính thức được ban hành bởi PM;
- Tổng hợp tất cả các quy định (sổ tay khách thuê, sổ hướng dẫn thi công trang trí nội thất...);
- Nhận và tổng hợp báo cáo từ các bộ phận;
- Đảm nhận các công việc liên quan đến thư kí như nhận, trả lời, phân loại và ghi chép thư đến, cuộc gọi, fax, tài liệu...
- Chuẩn bị, dịch tài liệu, tổng hợp cẩn thận các tài liệu liên quan đến quá trình vận hành của công ty;
- Đảm bảo các báo cáo ngày/tuần/tháng/quý/năm được chuẩn bị và nộp đúng ngày;
- Hỗ trợ PM khi bận công tác/ trong kì nghỉ, đảm bảo công tác vận hành của các bộ phận;
- Cùng với PM, làm việc trao đổi với nhà cung cấp/ nhà thầu về các vấn đề liên quan đến vận hành cần thiết, liên quan đến hoạt động của tòa nhà đã được phân công;
- Làm công việc như nhân viên thu mua khi được yêu cầu
- Truyền thông tin khi cần thiết tới tất cả mọi nhân viên một cách chuyên nghiệp; - Thay PM theo dõi công việc đã được giao cho các bộ phận để đảm bảo rằng công việc hoàn thành tốt - Hỗ trợ chấm công cho nhân viên hàng tháng; - Liên tục theo dõi hiệu suất làm việc của tất cả các nhân viên, hướng dẫn và hỗ trợ họ khi cần thiết và ban hành các kỉ luật khi có yêu cầu. Bất cứ vấn đề nghiêm trọng liên quan đến vệ sinh, an ninh hoặc các nhà thầu khác phải báo ngay cho PM; - Chính thức hóa và chuẩn bị các "chính sách và thủ tục" cho PM; - Quản lý tất cả các hoạt động nhân sự và quản trị;
- Giám sát các nhà thầu vận hành (hợp tác với PM, bộ phận M/E hoặc người quản lý khác) liên quan đến dịch vụ vệ sinh, bảo vệ và nhân viên của họ; giám sát các nhà thầu và công nhân khác, bộ phận lễ tân và nhân viên kĩ thuật; - Phát hiện và báo cáo vấn đề xảy ra tại các bộ phận cho PM

Yêu cầu

Trình độ học vấn:
- Bằng cấp, chứng chỉ về Quản lý; Kỹ năng giao tiếp
- Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác;
Tin học văn phòng:
- Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin; Kinh nghiệm:
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan; Yếu tố cần thiết
- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và các kỹ năng viết;
- Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi;
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm;
- Trình độ học vấn, để viết báo cáo và thuyết trình;
- Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực;
- Sáng tạo, trí tưởng tượng và khả năng vận dụng sáng kiến;
- Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề tốt;
- Có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh và kiến thức tốt về các vấn đề