Trợ Lý Tổng Giám Đốc (Mảng Vận Hành Tòa Nhà Và Siêu Thị)

+ Vận hành S-Service (vận hành tòa nhà, căn hộ):
- Kiểm soát tiến độ báo cáo hàng tuần (báo cáo công nợ dự án và báo cáo vận hành)
- Kiểm soát báo cáo vận hành hàng tháng của các dự án
- BC Công nợ dự án: soát xét tiến độ thu hồi công nợ (khó khăn, thuận lợi)
- Tiếp nhận tờ trình, đề xuất, công văn thông báo, hợp đồng của các BQLTN, các phòng ban trong công ty. Kiểm tra rà soát kỹ, để lên phương án tiết kiệm chi phí nhất và phù hợp với tình hình vận hành của từng dự án trước khi trình lên CĐT, BLĐ Công ty
- Tiếp nhận hồ sơ thi công căn hộ/ STM của các dự án (gửi Ban QLTK, BLĐTĐ - PCT phê duyệt)
- Kiểm soát tiêu chuẩn dịch vụ vận hành chung
- Kiểm soát tiêu chuẩn vận hành hệ thống kỹ thuật
- Kiểm soát tiêu chuẩn vận hành bộ phận an ninh, vệ sinh
- Kiểm soát tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng
- Kiểm soát quy trình quản lý nhân sự
- Kiểm soát tiêu chuẩn dịch vụ cây xanh
- Kiểm soát định mức: khấu hao đồng phục, vật tư tiêu hao chất tẩy rửa công cụ dụng cụ vệ sinh, vật tư tiêu hao kỹ thuật, văn phòng phẩm, nước uống, công tác phí, chi phí thắp hương, điện thoại, xăng xe phục vụ công tác kiểm soát an ninh
- Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc, báo cáo deadline của các BP với BLĐ
- Các công việc phát sinh theo chỉ đạo của BLĐ giao phó
+ Các công việc mảng siêu thị (siêu thị mini):
- Tiếp nhận tờ trình theo đề xuất của phòng ban đơn vị, kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp, hợp lý và hợp lệ cho các khoản chi phí vận hành, chi phí đầu tư mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ sử dụng cho bộ phận văn phòng công ty và các siêu thị.
- Kiểm soát xác suất/ đột xuất chất lượng dịch vụ, nghiệp vụ, 5S của từng điểm dự án
- Thực hiện kiểm tra tính tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý tại các siêu thị
- Tham gia kiểm đếm và kiểm soát số liệu kiểm kê tài sản, hàng hóa(xác suất/ định kỳ)
- Thực hiện ngăn chặn các sai phạm có thể lặp lại, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Báo cáo BLĐ khi phát hiện sai phạm và yếu kém trong quá trình vận hành.
- Soát xét các hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động của nhân sự: đúng rank lương, đủ định biên và hồ sơ đầu vào
- Kiểm soát lại hợp đồng thu mua ký hàng năm: check lại điều khoản thương mại năm trước, doanh số đã đạt được để có căn cứ deal với NCC
- Check cùng kế toán và thu mua các khoản đã thu và cần phải thu của điều khoản thương mại NCC
- Rà soát các chi phí hao hụt, thất thoát trong định mức (định mức vật tư tiêu hao, đồng phục, điện nước, văn phòng phẩm, hủy, hao hụt..) để tránh thất thoát cho công ty
- Soát xét hồ sơ thanh toán, hóa đơn chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định và định mức trước khi trình BLĐ (bao gồm hồ sơ của các BP trong đơn vị: nhân sự, kế toán, thu mua, vận hành..)