Mô tả Công việc
1. Hỗ trợ và điều phối công việc hành chính:
Quản lý lịch trình: Sắp xếp, theo dõi và nhắc lịch họp, lịch công tác, các cuộc hẹn với đối tác/khách hàng cho Tổng
Giám đốc.
Chuẩn bị tài liệu: Soạn thảo văn bản, công văn, báo cáo, hợp đồng... và chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, sự kiện.
· Thông dịch, biên dịch tiếng Anh cho Tổng Giám đốc khi được yêu cầu trong giao dịch đàm phán với khách hàng, đối tác người nước ngoài.
Xử lý thông tin và liên lạc: Tiếp nhận, sàng lọc, phản hồi email, cuộc gọi, tin nhắn. Truyền đạt thông tin giữa Tổng Giám đốc với các bên liên quan.
Quản lý hồ sơ: Lưu trữ, bảo mật và cập nhật tài liệu, hồ sơ quan trọng của Tổng Giám đốc và công ty.
· Hỗ trợ Tổng Giám đốc tìm kiếm nhà cung cấp trong và ngoài nước để mua hàng vật tư thiết bị, dịch vụ kỹ thuật thay thế,
sửa chữa máy móc thiết bị cho nhà máy.
2. Hỗ trợ và tham mưu về chuyên môn:
· Theo dõi để phối hợp với đối tác/khách hànghầu phụ nhằm thực hiện tốt tất cả các thủ tục liên quan đến Hợp đồng ngoại thương.
Giám sát và báo cáo: Theo dõi tiến độ công việ; tổng hợp báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Phân tích thông tin: Nghiên cứu thị trường, xu hướng ngành, đối thủ cạnh tranh để hỗ trợ ra quyết định.
Hỗ trợ điều hành: Điều phối công việc giữa các phòng ban, đảm bảo hoạt động liên kết chặt chẽ và hiệu quả.
3. Đại diện và xử lý vấn đề phát sinh:
Đại diện Tổng Giám đốc: Tham dự các buổi gặp mặt, họp hoặc sự kiện thay mặt Tổng Giám đốc khi được ủy quyền.
Giải quyết tình huống: Được trao quyền để xử lý các vấn đề phát sinh trong phạm vi cho phép, nhất là khi Tổng Giám đốc vắng mặt.
Xây dựng quan hệ: Hỗ trợ trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác chiến lược.
4. Các công việc khác theo yêu cầu:
Thực hiện các nhiệm vụ được phân công khác nhằm đảm bảo hoạt động chung của công ty diễn ra hiệu quả, thông suốt