Trợ Lý Tổng Giám Đốc

Mô tả Công việc
Tóm tắt trách nhiệm:
- Hỗ trợ CEO trong việc quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định chiến lược. Tham gia vào việc quản lý dự án, điều phối công việc giữa các phòng ban, làm cầu nối giữa giám đốc và các đối tác, khách hàng.
Công việc chính:
1. Quản lý lịch làm việc
Sắp xếp lịch họp, lịch công tác của CEO
Gửi thông báo lịch trình cho CEO, phối hợp với các bên liên quan để chuẩn bị cho các cuộc họp quan trọng
2. Hỗ trợ quản lý công việc và thông tin
Chuẩn bị và soạn thảo các tài liệu, báo cáo, thông tin cần thiết cho các cuộc họp của CEO
Tiếp nhận thông tin, báo cáo hoặc yêu cầu từ các phòng ban, kiểm tra và phân loại thông tin, đảm bảo chuyển đến CEO những thông tin cần thiết, tránh làm gián đoạn công việc của CEO
Lên kế hoạch, tổ chức các cuộc họp quan trọng, đảm bảo không gian, thời gian, và các tài liệu cần thiết có sẵn
Tham gia ghi biên bản, tóm tắt các điểm chính và hành động cần thực hiện sau cuộc họp
3. Quản lý công việc hành chính và tài chính
Đảm nhận công việc liên quan đến chi phí công tác của CEO, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, hay các chi phí hành chính khác.
Đảm bảo văn phòng của CEO được trang bị đầy đủ và các nhu cầu về vật dụng văn phòng được đáp ứng kịp thời
4. Làm cầu nối giữa CEO và các bộ phận khác
Là người trung gian, trao đổi thông tin giữa CEO và các bộ phận trong công ty, khách hàng, đối tác bên ngoài.
Giải quyết các vấn đề phát sinh từ nhân viên hoặc đối tác mà không cần sự can thiệp trực tiếp của CEO và đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ đến CEO
5. Quản lý dự án và tham mưu cho CEO
Theo dõi, giám sát tiến độ các dự án quan trọng hoặc chiến lược do CEO chỉ đạo, đảm bảo các mốc thời gian và yêu cầu được thực hiện đúng
Hỗ trợ thực thi một số nhiệm vụ hành chính, phối hợp với các phòng ban liên quan để hoàn thành các dự án.
Tham gia cùng các phòng ban, làm việc với các cơ quan Nhà Nước, kiểm tra chuyên ngành theo sự chỉ định của CEO
Chuẩn bị các báo cáo, phân tích, nghiên cứu giúp giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược cho công ty, tham gia sáng kiến chiến lược của công ty.
Tham gia xây dựng các quy trình công việc phối hợp giữa các phòng ban
6. Các công việc khác theo yêu cầu của CEO
Tham gia vào các công việc phát sinh, như chuẩn bị báo cáo, hỗ trợ các sự kiện công ty, hoặc các nhiệm vụ không thường xuyên khác.
Đề xuất và thực hiện các giải pháp xử lý các vấn đề, tình huống phát sinh trong công việc
Sắp xếp lịch họp, lịch công tác của CEO
Gửi thông báo lịch trình cho CEO, phối hợp với các bên liên quan để chuẩn bị cho các cuộc họp quan trọng
Chuẩn bị và soạn thảo các tài liệu, báo cáo, thông tin cần thiết cho các cuộc họp của CEO
Tiếp nhận thông tin, báo cáo hoặc yêu cầu từ các phòng ban, kiểm tra và phân loại thông tin, đảm bảo chuyển đến CEO những thông tin cần thiết, tránh làm gián đoạn công việc của CEO
Lên kế hoạch, tổ chức các cuộc họp quan trọng, đảm bảo không gian, thời gian, và các tài liệu cần thiết có sẵn
Tham gia ghi biên bản, tóm tắt các điểm chính và hành động cần thực hiện sau cuộc họp
Đảm nhận công việc liên quan đến chi phí công tác của CEO, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, hay các chi phí hành chính khác.
Đảm bảo văn phòng của CEO được trang bị đầy đủ và các nhu cầu về vật dụng văn phòng được đáp ứng kịp thời
Là người trung gian, trao đổi thông tin giữa CEO và các bộ phận trong công ty, khách hàng, đối tác bên ngoài.
Giải quyết các vấn đề phát sinh từ nhân viên hoặc đối tác mà không cần sự can thiệp trực tiếp của CEO và đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ đến CEO
Theo dõi, giám sát tiến độ các dự án quan trọng hoặc chiến lược do CEO chỉ đạo, đảm bảo các mốc thời gian và yêu cầu được thực hiện đúng
Hỗ trợ thực thi một số nhiệm vụ hành chính, phối hợp với các phòng ban liên quan để hoàn thành các dự án.
Tham gia cùng các phòng ban, làm việc với các cơ quan Nhà Nước, kiểm tra chuyên ngành theo sự chỉ định của CEO
Chuẩn bị các báo cáo, phân tích, nghiên cứu giúp giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược cho công ty, tham gia sáng kiến chiến lược của công ty.
Tham gia xây dựng các quy trình công việc phối hợp giữa các phòng ban
Tham gia vào các công việc phát sinh, như chuẩn bị báo cáo, hỗ trợ các sự kiện công ty, hoặc các nhiệm vụ không thường xuyên khác.
Đề xuất và thực hiện các giải pháp xử lý các vấn đề, tình huống phát sinh trong công việc