- Tổng hợp và truyền đạt thông tin
Là đầu mối tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin, văn bản từ đối tác và các bộ phận liên quan.
Trả lời điện thoại, xử lý email, tin nhắn và thư từ đến từ khách hàng, cơ quan, đối tác liên quan.
Truyền đạt, điều tiết thông tin giữa Ban Lãnh đạo và các phòng ban một cách chính xác, kịp thời đảm bảo thông tin được xử lý và phản hồi đúng thời hạn.
- Rà soát và xử lý văn bản trình ký
Tiếp nhận, phân loại văn bản trình ký Ban Lãnh đạo.
Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của nội dung; yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa khi cần thiết.
Kiểm tra, lưu trữ tài liệu điện tử và giấy tờ, văn kiện quan trọng, đảm bảo sắp xếp logic và dễ truy xuất.
Tham vấn ý kiến Ban Lãnh đạo đối với các đề xuất/tờ trình từ các bộ phận.
- Quản lý nhóm và trách nhiệm giữa các phòng ban
Sắp xếp lịch trình làm việc cho
Giám đốc: lịch họp, gặp gỡ đối tác, phỏng vấn, hội nghị,...
Giám sát việc thực hiện các chỉ đạo của Ban Lãnh đạo tại các bộ phận, đảm bảo tuân thủ đúng tiến độ.
Nắm bắt tình hình triển khai thông qua làm việc trực tiếp, tham dự họp hoặc báo cáo từ các bộ phận.
Hỗ trợ giải quyết khó khăn, vướng mắc của các bộ phận và đề xuất phương án lên Ban Lãnh đạo.
- Tham gia và hỗ trợ công tác họp và sự kiện
Chịu trách nhiệm về biên bản các cuộc họp và theo dõi tiến độ/kết quả thực hiện các quyết định đã thống nhất.
Chuẩn bị tài liệu, hậu cần và nội dung cho các buổi họp hoặc sự kiện Giám đốc tham gia.
Tốt nghiệp chuyên ngành Tài chính, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Luật.
Có kiến thức, hiểu biết về tài chính/luật.
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí trợ lý GĐ/TGĐ hoặc lĩnh vực pháp lý/tài chính.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm, hiểu biết về lĩnh vực Xây dựng, Bất Động Sản: mua bán/cho thuê.
Tư duy thiết lập báo cáo; tổng hợp - cập nhật thông tin tốt.
Có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài bằng VĂN BẢN và LỜI NÓI.
Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.