Trợ Lý Tổng Giám Đốc

A. TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH
1. Theo dõi việc thực hiện chỉ đạo
Là đầu mối theo dõi các chỉ đạo của Tổng Giám đốc tới các phòng ban.
Cập nhật tình trạng từng đầu việc: chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành hoặc cần xử lý thêm.
Chủ động làm việc với các bộ phận để nắm nguyên nhân khi công việc chậm tiến độ.
Báo cáo Tổng Giám đốc những vấn đề vượt thẩm quyền hoặc có ảnh hưởng lớn đến hoạt động chung.
2. Điều phối các công việc liên phòng ban
Phối hợp với các phòng ban trong quá trình triển khai các nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao.
Theo dõi sự phối hợp giữa các bộ phận để hạn chế việc bỏ sót hoặc chồng chéo công việc.
Làm đầu mối kết nối thông tin trong các dự án có nhiều phòng ban tham gia.
· Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc và đề xuất hướng xử lý
B. HỖ TRỢ QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM
Tham gia các dự án chiến lược hoặc dự án đặc biệt theo phân công của Tổng Giám đốc.
Xây dựng timeline, danh sách đầu việc và người phụ trách.
Theo dõi tiến độ triển khai từng hạng mục.
Tổng hợp tình trạng dự án và báo cáo định kỳ.
Phối hợp với các phòng ban để xử lý các vấn đề phát sinh.
Theo dõi các mốc quan trọng và chủ động cảnh báo rủi ro.
· Chuẩn bị báo cáo tổng kết, đánh giá kết quả sau khi dự án hoàn thành
C. TRỢ LÝ CÁ NHÂN
1. Quản lý lịch trình cá nhân
Sắp xếp lịch họp nội bộ, họp với đối tác, khách hàng và các bên liên quan.
Chủ động cân đối lịch, hạn chế trùng lịch và đảm bảo thời gian cho các công việc ưu tiên
Chuẩn bị thông tin cần thiết trước mỗi cuộc họp/cuộc gặp.
Nhắc lịch và cập nhật kịp thời các thay đổi trong lịch trình.
Sắp xếp lịch công tác, lịch di chuyển và các hoạt động liên quan
2. Hỗ trợ xử lý các công việc cá nhân
Thực hiện một số công việc hành chính/cá nhân theo phân công trực tiếp.
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu phát sinh trong phạm vi được giao.
Phối hợp với các bên liên quan để hoàn thành công việc nhanh chóng và bảo mật.
Chủ động đề xuất phương án xử lý đối với các công việc có tính chất lặp lại.
Lưu ý: Các công việc cá nhân được thực hiện trên nguyên tắc chuyên nghiệp, bảo mật, đúng phạm vi công việc và theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
D. HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP
Theo dõi các thông tin quan trọng về thị trường bán lẻ, ngành mẹ & bé và đối thủ cạnh tranh khi được yêu cầu.
Tổng hợp thông tin phục vụ các quyết định chiến lược.
Hỗ trợ nghiên cứu và chuẩn bị tài liệu cho các dự án phát triển hệ thống.
Tham gia xây dựng các đề án, kế hoạch, phương án theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
Chủ động đề xuất cải tiến phương thức quản lý, theo dõi và điều phối công việc.