Hỗ trợ lịch trình & điều phối công việc TGĐ
Quản lý lịch làm việc, cuộc hẹn, họp hành của TGĐ - đảm bảo không bỏ sót, không xung đột lịch.
Nhắc nhở và chuẩn bị tài liệu trước mỗi cuộc họp, buổi tiếp khách.
Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, sắp xếp logistics cho các chuyến công tác của TGĐ.
Theo dõi và thúc đẩy tiến độ các công việc TGĐ giao cho các phòng ban/đơn vị.
Xử lý văn bản & thông tin
Soạn thảo công văn, tờ trình, biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu TGĐ.
Tiếp nhận, phân loại và xử lý thư từ, email, tài liệu đến TGĐ.
Tổng hợp và trình bày thông tin từ các phòng ban thành báo cáo súc tích cho TGĐ.
Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng của TGĐ và Tập đoàn một cách khoa học.
Giao tiếp & điều phối nội bộ
Là đầu mối liên lạc giữa TGĐ và các công ty thành viên, phòng ban trong Tập đoàn.
Truyền đạt chỉ đạo của TGĐ đến đúng người, đúng thời điểm - theo dõi phản hồi.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp giao ban, họp Hội đồng quản trị, sự kiện nội bộ Tập đoàn.
Phối hợp với trợ lý các phòng ban để điều phối công việc liên phòng hiệu quả.
Tiếp khách & đối ngoại
Tiếp đón khách đối tác, đối tác chiến lược đến gặp TGĐ - thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Tập đoàn.
Hỗ trợ TGĐ trong các buổi tiếp khách: chuẩn bị tài liệu,
phiên dịch (nếu cần), ghi chép biên bản.
Duy trì mối quan hệ tốt với đối tác, khách hàng thông qua giao tiếp lịch sự và kịp thời.
Ứng dụng AI & tối ưu hiệu suất
Sử dụng thành thạo các AI tools (ChatGPT, Copilot, bot nội bộ...) để soạn thảo, tóm tắt, phân tích nhanh.
Hỗ trợ TGĐ theo dõi KPI các công ty thành viên qua hệ thống AI quản lý của Tập đoàn.
Chủ động đề xuất các cải tiến quy trình hỗ trợ TGĐ bằng công nghệ.
Bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, dữ liệu của TGĐ và Tập đoàn.
Kinh nghiệm & Chuyên môn
Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý TGĐ /
Trợ lý điều hành.
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngoại thương, Ngoại ngữ, Luật hoặc tương đương.
Kinh nghiệm soạn thảo văn bản hành chính, biên bản họp, tờ trình, báo cáo.
Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường tập đoàn đa công ty là lợi thế.
Kỹ năng
Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý lịch trình cực kỳ tỉ mỉ và chính xác.
Giao tiếp xuất sắc - viết và nói rõ ràng, khéo léo, lịch sự trong mọi tình huống.
Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; biết sử dụng AI tools trong công việc.
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh giao tiếp tốt là điểm cộng lớn.
Xử lý tình huống nhanh nhạy, bình tĩnh dưới áp lực cao.
Tính cách & Thái độ (bắt buộc)
Bảo mật tuyệt đối - không tiết lộ thông tin nội bộ dưới bất kỳ hình thức nào.
Chủ động, không cần đợi nhắc, luôn đi trước một bước.
Cẩn thận, tỉ mỉ - sai sót nhỏ trong vị trí này có thể gây hậu quả lớn.
Ngoại hình gọn gàng, tác phong chuyên nghiệp, đúng giờ.
Sẵn sàng làm thêm giờ hoặc hỗ trợ TGĐ ngoài giờ hành chính khi cần thiết.
Thu nhập: (Thỏa thuận theo năng lực & kinh nghiệm + Thưởng KPI).
Thưởng tháng lương thứ 13 và thưởng hiệu quả cuối năm tài chính.
Hưởng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN, thưởng lễ tết và các chế độ theo quy định Nhà nước.
Môi trường làm việc cởi mở, năng động, được đào tạo và phát triển nghề nghiệp.
Lộ trình tăng lương rõ ràng theo kết quả đánh giá KPI định kỳ.
Tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch hàng năm cùng tập đoàn.
Nghỉ phép năm đầy đủ theo quy định; nghỉ các ngày lễ tết theo lịch Nhà nước.
Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6 nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật.