CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ (TASKS & RESPONSIBILITIES)
1. Chức năng
• Quản lý Tài sản: thực hiện chức năng quản lý, giám sát, kiểm soát toàn bộ TSCĐ, CCDC của Tập đoàn và các Công ty Thành viên.
• Lập kế hoạch: Đề xuất và triển khai các kế hoạch liên quan đến quản lý xuyên suốt vòng đời từ mua sắm - cấp phát - sử dụng - điều chuyển - kiểm kê - bảo trì - thu hồi - thanh lý, tối ưu chi phí đầu tư, hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu quả sử dụng của tài sản.
• Tư vấn và tham mưu:
giúp việc cho Giám đốc Khối trong công tác xây dựng các chính sách, quy định, quy trình QLTS.
2. Nhiệm vụ
2.1 Xây dựng hệ thống QLTS: vật lý và phần mềm
• Xây dựng các văn bản quản lý tài sản tập trung áp dụng cho phạm vi Tập đoàn.
• Chuẩn hóa các hệ thống biểu mẫu, hồ sơ quản lý tài sản toàn hệ thống.
• Xây dựng hệ thống dữ liệu tài sản (danh mục Tài sản) tập trung áp dụng được cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
• Triển khai chuyển đổi số QLTS:
o Giám sát triển khai phần mềm QLTS, hệ thống Barcode và Dashboard quản trị tài sản cho Lãnh đạo, kiểm soát cập nhật dữ liệu Realtime.
o Xây dựng các nguyên tắc và cơ chế phân quyền cho Phần mềm QLTS.
• Xây dựng kế hoạch Audit các Công ty thành viên, giám sát triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý TSCĐ CCDC vật lý và phần mềm QLTS.
2.2 Quản lý vật lý vòng đời của Tài sản
• Lập kế hoạch: Đề xuất và triển khai các kế hoạch liên quan đến quản lý xuyên suốt vòng đời từ mua sắm - cấp phát - sử dụng - điều chuyển - kiểm kê - bảo trì - thu hồi - thanh lý, tối ưu chi phí đầu tư, hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu quả sử dụng của tài sản.
• Quản trị dữ liệu để thực hiện điều phối TS phạm vi toàn Tập đoàn.
• Tham gia giám sát và lập báo cáo tại các Hội đồng Thanh lý TS và Tổ Kiểm Kê.
2.3
Quản lý kho TSCĐ, CCDC
• Quản lý, giám sát xuất - nhập - tồn kho TS.
• Kiểm soát sắp xếp layout kho và xây dựng tiêu chuẩn bảo quản tài sản.
2.4 Công tác báo cáo và phân tích quản trị
• Lập các báo cáo: biến động TS, hiệu quả điều phối tài sản tối ưu chi phí, kết quả kiểm kê, tình trạng đối dư và tồn kho.
• Tham mưu cho Ban lãnh đạo và Giám đốc khối về chiến lược quản trị tài sản.
2.5
Quản lý nhân sự Ban QLTS CCDC
• Phân công công việc, giám sát và đánh giá.
• Xây dựng và đánh giá KPI cho Nhân sự Ban.
• Đào tạo nghiệp vụ.
• Xây dựng văn hóa tuân thủ, tối ưu, kiểm soát và tiết kiệm.