Trưởng Ban Quản Lý

Thực hiện công tác quản lý và sử dụng nhà chung cư đúng theo các quy định của pháp luật hiện hành và lập kế hoạch công việc tháng, quý, năm cho BQL toà nhà;
Quản lý giám sát hoạt động hàng ngày của các bộ phận tại Ban quản lý toà nhà;
Triển khai phát hành thông báo phí dịch vụ hàng tháng;
Triển khai thu phí, ngưng cấp dịch vụ, thu hồi công nợ đảm bảo khoản phí phải thu được thu hồi tối đa trước ngày cuối tháng;
Phát hành thông báo về các nội dung công việc định kỳ (bảo trì hệ thống, phun diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh, ...), công việc phát sinh, nhắc nhở tuân thủ nội quy, hướng dẫn thủ tục,... đến Cư dân, Khách hàng nắm được;
Tiếp nhận và trả lời công văn; chủ động gửi công văn đến Cư dân, Khách hàng theo các nội dung công việc cần xử lý thực hiện theo quy định của pháp luật;
Rà soát, cập nhật, hoàn thiện danh sách thông tin Cư dân phục vụ cho công tác quản lý;
Lập đề xuất trình Ban quản trị các vấn đề mua sắm vật tư phục vụ cho công tác quản lý vận hành, các hạng mục phát sinh trong công tác quản lý;
Tổ chức và chịu trách nhiệm chỉ đạo các Bộ phận thực hiện triển khai và xây dựng quy trình làm việc phù hợp với đặc thù toà nhà;
Thường xuyên tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra các đề nghị hoàn thiện, nâng cấp quy trình làm việc;
Hàng tuần họp giao ban với các trưởng bộ phận, các nhà thầu và kịp thời giải quyết mọi vấn đề vướng mắc trong công việc. Phân công nhiệm vụ rõ ràng và có thời hạn cho các bộ phận;
Trực tiếp hoặc thông qua các bộ phận giải quyết các kmâu thuẫn phát sinh giữa Cư dân, Khách hàng với nhân viên BQL hoặc giữa Cư dân, Khách hàng với Cư dân, Khách hàng;
Phối hợp với các Trưởng các phòng ban công ty trong việc vận hành và quản lý toà nhà đảm bảo theo nội dung hợp đồng công ty đã ký kết;
Chịu trách nhiệm tổ chức cung cấp dịch vụ và quản lý hình ảnh của toà nhà theo tiêu chuẩn dịch vụ và cam kết theo hợp đồng.
Đảm bảo toà nhà luôn an toàn cho cư dân, khách thuê, nhân viên, khách hàng và người ra vào tòa nhà. Luôn kiểm tra, đánh giá mối nguy hiểm của toà nhà nhằm phát hiện tất cả những tình huống nguy hiểm tiềm tàng có thể xảy ra để có hướng xử lý;
Thường xuyên kiểm tra an toàn các hệ thống kỹ thuật của toà nhà để đảm bảo mọi hệ thống, thiết bị trong tòa nhà luôn trong tình trạng hoạt động ổn định và an toàn;
Quản lý hệ thống kỹ thuật của toà nhà, lập các kế hoạch vận hành, bảo dưỡng đúng chế độ cũng như tuân thủ các khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc phía tư vấn;
Tổ chức thường xuyên các đợt kiểm tra hệ thống kỹ thuật của toà nhà để đảm bảo các hệ thống vận hành hiệu quả, được bảo dưỡng đúng tiêu chuẩn;
Chủ động giải quyết các sự cố liên quan đến vấn đề kỹ thuật trong lĩnh vực vận hành toà nhà cũng như phòng chống cháy nổ, thiên tai, bạo loạn...;
Giám sát các hoạt động của toà nhà, bao gồm việc sử dụng lối đi chung, các khu vực công cộng, kiểm soát việc ra vào toà nhà, các quy trình an ninh, PCCC, vệ sinh môi trường, việc sử dụng thang máy, khu vực để xe, cây cảnh...;
Quản lý tốt các tài liệu liên quan đến hệ thống kỹ thuật của toà nhà;
Hợp tác tốt với các ban ngành liên quan cũng như địa phương và với các bộ phận khác của toà nhà, trợ giúp với bất cứ nhiệm vụ nào được giao;
Phối hợp với các Bộ phận Ban QLTN tổng hợp tiếp nhận, xử lý và giải quyết các phàn nàn, góp ý của Cư dân/Khách hàng (khách hàng, khách viếng thăm...);
Giữ vai trò cầu nối giữa Cư dân/Khách hàng và Ban quản trị/Ban Quản lý toà nhà và BGĐ VHS.