Trưởng Ban thư ký

1.Cập nhật, lưu trữ và chịu trách nhiệm quản lý các file văn bản của BP. Bán hàng
*Theo dõi văn bản đến, đi ghi vào sổ theo dõi. Tất cả các văn bản gốc không đóng dấu và phải được lưu cất vào file ngay sau khi triển khai xong bằng bản photo. Triển khai văn bản phải có ký xác nhận của các bên triển khai trong sổ theo dõi.
* Trên văn bản ban hành cần ghi rõ nơi nhận, người nhận cụ thể ( VD: BP.TC-KT( chị A, chị B,...))
* Triển khai bộ biểu mẫu áp dụng cho BP.bán hàng đến đội ngũ GĐ, GS khi có yêu cầu.
2.Phối hợp triển khai bằng văn bản về các nội dung liên quan đến BP. Bán hàng (công văn, thông báo, chương trình khuyến mại, Quyết toán Chiết khấu, Khuyến mại, chỉ tiêu kinh doanh, CT thi đua...)
3.Theo dõi đơn hàng phát sinh của NPP Khu vực 2 và khu vực 4, làm đơn đặt hàng xuống Nhàmáy hoặc Điều phối Hà Nội, Hoài Đức, phối hợp với BP.Kế toán kiểm tra tiền hàng và thông báo xuống BP.Điều phối Nhà máy, Hà Nội.
Nhận Đơn hàng từ GĐ, GS, NPP, mail, fax hoặc gọi điện. Sau khi làm đơn hàng và chuyển điều phối Hà nội hoặc Nhà máy cần xác nhận xem bên kia đã nhận đc đơn hàng chưa?, kiểm tra thông tin hàng hóa có đáp ứng đủ theo đơn hàng không, sau khi có tiền kiểm tra lịch đi hàng từ điều phối và báo lại cho GĐ,GS, NPP.
5.Theo dõi trả QTCK và Khuyến mại từng tháng cho NPP, ĐL khu vực.
* Đầu tháng, kế toán chuyển bảng kê tổng hợp QTCK và theo dõi Khuyến mại tháng trước của tất cả các NPP. Trong tháng , khi NPP phát sinh đơn hàng tiến hành trả QTCK và KM tháng trước cho NPP đồng thời gạch đi trên bảng theo dõi.
- Lưu ý: QTCK chỉ tiến hành trả khi NPP đã ký xác nhận vào bảng QTCK và gửi về Công ty.
6.Viết phiếu xuất kho tại TTPP Hoài Đức gồm: phiếu đại lý, NPP và phiếu nhân viên bán hàng TTPP Hoài Đức.
Lưu ý: check lại kho các mặt hàng hết, thiếu, đủ trước khi viết phiếu, đặc biệt lưu ý những đơn hàng cần viết hóa đơn
1.5 Tổng hợp báo cáo của khu vực 2 và khu vực 4, cụ thể
1. Bảng phân bổ doanh số NVBH
*Đầu tháng, cập nhật đầy đủ bảng phân bổ chỉ tiêu con của NVBH, kiểm tra đối chiếu với bảng chỉ tiêu tổng Sếp ký.
* Dựa vào bảng phân bổ chỉ tiêu con của NVBH để làm Danh sách chỉ tiêu của NVBH trình Tổng Giám đốc duyệt sau đó gửi kế toán, giám đốc, giám sát.
* Gửi bảng phân bổ chỉ tiêu bán hàng(chỉ tiêu của NPP và NV NPP(TTPP)) tới các NPP, TTPP cùng QTCK hàng tháng .
2. Hàng ngày kiểm tra báo cáo ngày của giám sát, cập nhật doanh số từng nhân viên bán hàng của từng NPP. Mọi vấn đề tồn đọng báo lại Trợ lý TGĐ để có hướng giải quyết. Kết thúc 1 chương trình khuyến mại trong tháng, in báo cáo bán ra tại sheet sản lượng nhân viên và chuyển kế toán nhập liệu.
3. Cuối tháng tập hợp tồn kho NPP có xác nhận của giám đốc, giám sát và NPP. Đối chiếu với bản tồn kho trên báo cáo ngày.
1.6 Theo dõi lịch công tác của toàn bộ hệ thống GĐ,GS.
Đầu tháng, đầu tuần cập nhật đầy đủ lịch công tác của đội ngũ GĐ, GS và ghi lên bảng lịch trình công tác theo từng tuần trong tháng. Hàng ngày check lịch công tác của GĐ, GS thông qua NPP hoặc gọi điện xem có chính xác với lịch trình công tác không. Nếu thay đổi mà không có báo trước để ghi sửa lại trên bảng lịch công tác sẽ ghi tích vào để cuối tháng chuyển GĐM đánh giá
1.7 Hàng ngày theo dõi và cập nhật doanh số mua vào của hệ thống các NPP - Đại lý khu vực 2 và khu vực 4
* Bảng cập nhật Doanh số phải được theo dõi và cập nhật theo từng ngày phát sinh. Lưu ý những NPP, Đại lý gần đạt Doanh số ( VD: 99%,..) báo ngay cho GS để có phương án giải quyết.Theo dõi bảng chấm công của kv phụ trách ( GĐ, GS, TTPP)
Chăm sóc hệ thống khách hàng của các khu vực ( Cập nhật phát sinh, giải quyết sơ bộ), các ngày lễ, ngày sinh nhật, ngày nhận thưởng ....chăm sóc lực lượng kinh doanh của công ty (sinh nhật, lễ tết...)
Thực hiện chúc mừng (chi tiết xem trong quy trình chăm sóc khách hàng.
Chịu trách nhiệm tất cả các phát sinh của khu vực 2 và khu vực 4
Thực hiện các công việc phát sinh khác khi Cấp trên yêu cầu.
Cuối ngày tổng kết phát sinh trong ngày báo cáo lại cho Trợ Lý Tổng Giám Đốc.