1. Phân ca làm việc cho nhân viên trong bộ phận, kiểm soát được định mức NSLĐ, chất lượng công việc của CBNV trong bộ phận Tổ chức triển khai công việc, phân công công việc các Tổ trưởng/nhân viên, kiểm soát được định mức NSLĐ, chất lượng công việc của CBNV trong bộ phận:
- Trực tiếp tổ chức triển khai, phân công công việc cho cán bộ nhân viên trong bộ phận/ca làm việc/khu vực phụ trách và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch đã phê duyệt.
- Theo dõi đánh giá việc thực hiện các kế hoạch, công việc để có các biện pháp hỗ trợ, thúc đẩy, xử lý các vướng mắc, tạo các cơ chế động viên hoặc thúc đẩy để nhân viên hoàn thành tốt các kế hoạch đã đặt ra.
- Đồng thời tự đúc rút kinh nghiệm cho việc xây dựng và triển khai các kế hoạch trong tương lai của bộ phận.
- Đánh giá kiểm soát khối lượng, chất lượng thực hiện của từng cán bộ nhân viên trong bộ phận để phân loại làm cơ sở sắp xếp phân công công việc hợp lý, phát huy được thế mạnh của từng người và lên kế hoạch đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ.
2. Quản lý đào tạo nhân sự nghề, tiêu chuẩn. Đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn vận hành - Lập/duyệt Kế hoạch đào tạo cho nhân viên cấp dưới theo KH đào tạo chung của khối/công ty, đảm bảo nhân viên thực hiện đủ các chỉ tiêu đào tạo theo quy định, nắm vững các quy định tiêu chuẩn vận hành.
- Đào tạo tay nghề chuyên môn cho nhân viên cấp dưới, đặc biệt đào tạo đầy đủ các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc nhân viên mới, đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn vận hành.
- Phối hợp với phòng đào tạo lên kế hoạch đào tạo và kèm cặp các nhân viên được quy hoạch nguồn để phát triển lên CBLĐ.
- Phối hợp với phòng Đào tạo tham gia xây dựng quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ, chấm thi tay nghề cho nhân viên (nếu có).
3. Quản lý chất lượng dịch vụ bộ phận, tiêu chuẩn thanh tra toàn dân và nội bộ khu vực trực tiếp quản lý - Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các khu vực trực tiếp quản lý hàng ngày, hàng tuần theo checklist kiểm tra kịp thời phát hiện các bất cập cần khắc phục, đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định quy chế, tiêu chuẩn CLDV khu vực phụ trách.
- Kiểm soát vận hành và bảo trì các hệ thống kỹ thuật, các kế hoạch định kỳ, kế hoạch cải tạo, sửa chữa đảm bảo chất lượng dịch vụ, tiêu chuẩn vận hành.
- Triển khai kiểm soát các hạng mục theo hợp đồng DVMN đảm bảo đúng quy trình quy định.
- Định kỳ phân tích, đánh giá các vấn đề, sự cố có thể phát sinh, có tính chất lặp lại, đề xuất phương án xử lý dứt điểm. Kiểm soát công tác an toàn PCCC, an toàn vệ sinh lao động thuộc phạm vi quản lý.
- Quản lý tài sản và tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản của bộ phận. Định kỳ rà soát các hệ thống kỹ thuật để đánh giá tình trạng và đề xuất phương án xử lý, nâng cấp.
- Phê duyệt thiết kế, biện pháp thi công, tổ chức giám sát việc cải tạo, sửa chữa các hạng mục của khách hàng, của cơ sở, nghiệm thu bàn giao đảm bảo theo tiêu chuẩn thiết kế được phê duyệt theo phạm vi công việc, cẩm nang phân quyền.
- Kiểm soát theo dõi bảo lãnh bảo hành các hạng mục đảm bảo đúng quy trình quy định.
- Thực hiện phối hợp các bên liên quan xử lý khắc phục, theo dõi các sự vụ bảo hiểm đảm bảo đúng quy trình quy định.
- Kiểm soát thực hiện các bảng kiểm tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành tại cơ sở để đảm bảo không có vi phạm và không có rủi ro về pháp lý.
4. Quản lý các kế hoạch - Lập kế hoạch công việc định kỳ vận hành và bảo trì, kế hoạch triển khai công việc tháng/tuần/ngày theo kế hoạch chung của TTTM đã được phê duyệt.
- Kiểm soát việc thực hiện KH đảm bảo hoàn thành KH theo đúng quy định cả về chất lượng và thời gian thực hiện.
- Khi phát sinh các chiến dịch, dự án cần tham gia lập kế hoạch bổ sung, cập nhật vào bộ kế hoạch công việc của nhóm/khu vực phụ trách.
- Thực hiện tổng hợp báo cáo đánh giá đầy đủ kết quả thực hiện các kế hoạch theo quy định. Các vướng mắc phát sinh ảnh hưởng đến hoàn thành kế hoạch cần báo cáo ngay cho lãnh đạo cấp trên để phối hợp giải quyết theo quy định.
5. Quản lý chi phí - Lập ngân sách năng lượng, Opex, Capex, vật tư vật liệu, sửa chữa lớn/nhỏ cho hoạt động vận hành, bảo trì, cải tạo sửa chữa lớn hàng năm của bộ phận, đảm bảo đúng/đủ/tối ưu theo định mức hạn mức được phê duyệt.
- Triển khai và kiểm soát việc thực hiện hoạt động mua sắm nội bộ tại bộ phận, đảm bảo không vượt định mức/hạn mức cho phép theo ngân sách, tránh thất thoát/lãng phí, hoàn thành chỉ tiêu tối ưu của bộ phận phụ trách.
- Kiểm soát sử dụng năng lượng hiệu quả, thường xuyên nghiên cứu các phương án/giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- Phối hợp BP CSKH theo dõi các hạng mục hợp tác, chia sẻ doanh thu: Điện, nước, gas, viễn thông.
6. Các công việc khác - Đánh giá nhân sự: Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc của CBNV, đưa ra các kế hoạch/phương án khắc phục điểm cần cải thiện, nâng cao chất lượng đội ngũ CBNV trong bộ phận, báo cáo GĐ BQL.
- Phối hợp BP liên quan: Kết nối với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, đúng quy định, đúng hạn.
- Môi trường làm việc: Tham gia xây dựng môi trường làm việc công bằng hiệu quả, văn hóa cao, đa năng đa nhiệm, đề cao tính hiệu quả và chất lượng công việc của từng CBNV.
- Tham gia rà soát và cập nhật hệ thống QĐQC của bộ phận đảm bảo QĐQC đúng, đủ, cập nhật kịp thời theo quy định chung của Công ty/Tập đoàn.
- Tích cực tham gia truyền thông và đào tạo cho nhân viên cấp dưới nắm rõ các thông tin hoạt động truyền thông của công ty, tập đoàn.
- Thực hiện các công việc khác được cấp trên giao.