Trưởng Nhóm Hành Chính

1. Mua sắm nội bộ:
• Phối hợp với các phòng ban để xác định nhu cầu mua sắm định kỳ và đột xuất (dịch vụ văn phòng, sự kiện, tài khoản/thiết bị IT văn phòng, văn phòng phẩm, trang thiết bị, máy móc, công cụ dụng cụ, v.v.). Xây dựng, kế hoạch mua sắm nội bộ hàng tháng/quý/năm, đảm bảo phù hợp với ngân sách. Theo dõi, cập nhật ngân sách mua sắm & báo cáo chi phí định kỳ.
• Nghiên cứu, đánh giá và thiết lập danh sách các nhà cung cấp uy tín, có giá cả cạnh tranh. Đàm phán hợp đồng, chính sách giá, và điều kiện thanh toán với các nhà cung cấp. Thường xuyên đánh giá chất lượng dịch vụ, sản phẩm và duy trì mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp chiến lược. Đưa ra các đề xuất tối ưu chi phí mua sắm nội bộ mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Theo dõi & quản lý toàn bộ quy trình mua sắm từ yêu cầu, báo giá, phê duyệt, đặt hàng, đến thanh toán. Kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa, đảm bảo đúng chất lượng và số lượng theo yêu cầu. Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hoặc chất lượng sản phẩm. Đảm bảo cung ứng kịp thời theo nhu cầu sử dụng và tuân thủ quy trình mua sắm được phê duyệt và áp dụng hiện hành.
• Quản lý hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động mua sắm (hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận). Đảm bảo tính minh bạch và đáp ứng yêu cầu kiểm toán nội bộ và bên ngoài.
2. Cung cấp dịch vụ hành chính tập trung:
• Đảm bảo cung cấp dịch vụ hành chính tập trung cho các công ty thành viên trong tập đoàn. Tuân thủ và thực hiện các quy trình thống nhất, SLA, ....đảm bảo chất lượng dịch vụ hành chính & giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ hành chính.
• Quản lý không gian làm việc chung (Open Working Space): Phụ trách vận hành không gian làm việc chung (open working space) cho toàn bộ nhân viên tập đoàn. Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tiện nghi, đáp ứng tiêu chuẩn cho từng bộ phận, cá nhân sử dụng. Điều phối việc sử dụng các không gian họp, phòng hội nghị, khu vực sinh hoạt chung, đảm bảo lịch sử dụng không bị chồng chéo.
• Quản lý các dịch vụ hỗ trợ hành chính phục vụ không gian làm việc chung: booking phòng họp, vệ sinh, Quản lý thư tín, hệ thống hỗ trợ như photocopy, máy in, hệ thống ánh sáng cho các sự kiện hoặc cuộc họp. Đề xuất và quản lý các trang thiết bị, nội thất trong không gian làm việc chung, đảm bảo tính hiện đại, phù hợp với nhu cầu vận hành.
• Làm đầu mối tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hành chính từ các công ty trong tập đoàn. Thường xuyên thu thập ý kiến đóng góp từ các công ty thành viên về chất lượng dịch vụ. Đưa ra các đề xuất cải tiến nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả vận hành của các dịch vụ hành chính tập trung. Báo cáo định kỳ về hiệu suất và chi phí của các dịch vụ hành chính tập trung để đề xuất các phương án tối ưu hóa chi phí.
• Thực hiện triển khai các hồ sơ, bao gồm nhưng không giới hạn hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, nghiệm thu,.... với các các công ty thành viên cho chi phí dịch vụ chỗ ngồi.
3. Điều phối công tác logistics và hỗ trợ công tác (Travel Desk)
• Thực hiện booking vé máy bay, khách sạn, di chuyển, bảo hiểm,... cho nhân sự đi công tác tuân thủ theo quy trình/chính sách công tác được phê duyệt và áp dụng hiện hành.
• Theo dõi, xác nhận, xử lý các thay đổi cập nhật khi cần thiết. Phối hợp với các phòng ban để đáp ứng nhu cầu công việc.
• Hỗ trợ thủ tục visa, hộ chiếu: Theo dõi và nhắc nhở nhân viên về tình trạng gia hạn hộ chiếu hoặc các giấy tờ cần thiết cho công tác. Phối hợp kiểm tra các tài liệu hỗ trợ cần thiết (thư mời, lịch trình, bảo hiểm du lịch, v.v.).
• Cải tiến và quản lý đối tác cung cấp dịch vụ Travel Desk: Đàm phán với các đối tác hàng không, khách sạn và công ty dịch vụ vận tải để có được giá ưu đãi và chính sách hỗ trợ tốt nhất. Thường xuyên đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp, đảm bảo trải nghiệm tốt cho nhân viên đi công tác.
4. Quản lý tài sản:
• Quản lý và theo dõi tài sản cố định: đánh mã số và gắn nhãn tài sản, đảm bảo dễ dàng nhận diện và quản lý. Theo dõi trạng thái, khấu hao và bảo dưỡng định kỳ tài sản.
• Tổ chức và lập kế hoạch kiểm kê tài sản định kỳ (hàng quý, hàng năm). Đối chiếu số liệu tài sản thực tế với sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác.
• Quản lý cấp phát và thu hồi tài sản: Cấp phát tài sản cho nhân viên theo quy trình và quy định của công ty. Xử lý thu hồi tài sản từ nhân viên nghỉ việc hoặc luân chuyển nội bộ. Đảm bảo cấp phát tài sản đúng số lượng, chủng loại, và chất lượng theo nhu cầu của từng bộ phận. Thực hiện kiểm tra và thu hồi tài sản khi nhân viên chuyển công tác hoặc nghỉ việc, cập nhật trạng thái vào hệ thống.
5. Quản lý và lãnh đạo nhóm:
• Dẫn dắt, quản lý đội ngũ từ 2-3 nhân sự hành chính, phân công công việc phù hợp với năng lực của từng thành viên.
• Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ, đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Đào tạo, hướng dẫn nhân viên trong việc thực hiện các quy trình hành chính.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên. Lắng nghe và giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc của nhân viên trong công việc.
• Báo cáo và phối hợp với quản lý: Báo cáo định kỳ với quản lý cấp cao về tình hình hoạt động của nhóm, bao gồm: tiến độ công việc, hiệu quả hoạt động, khó khăn và đề xuất giải pháp. Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau trong các hoạt động chung của công ty.
6. Các công việc khác theo sự phân công.