MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Quản lý và điều hành công việc của bộ phận
- Xây dựng, tổ chức và giám sát quy trình thực hiện hồ sơ thủ tục mua bán - cho thuê xe.
- Điều phối, phân công công việc cho nhân viên trong nhóm đảm bảo tiến độ và chất lượng xử lý hồ sơ.
- Đảm bảo hồ sơ được kiểm tra, xác minh đầy đủ, chính xác và đúng quy định trước khi chuyển bước tiếp theo (thẩm định, kế toán, bàn giao xe...).
- Kiểm soát thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế tối đa tồn đọng hoặc sai sót thủ tục.
2. Kiểm soát tuân thủ và chất lượng hồ sơ
- Đảm bảo toàn bộ hồ sơ khách hàng, hợp đồng thuê/mua bán được lập, lưu trữ và cập nhật đúng quy định.
- Thẩm tra, đối chiếu thông tin khách hàng, hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng nhận xe... nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý.
- Phối hợp với Phòng Pháp chế và
Kiểm soát nội bộ trong việc rà soát, cải tiến quy trình và hướng dẫn nhân sự tuân thủ.
- Giám sát việc thực hiện chính sách ưu đãi, chiết khấu, phí thuê/mua và các điều khoản đặc thù.
3.
Hỗ trợ khách hàng & phối hợp liên phòng ban
- Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kho xe và Kế toán trong việc hoàn thiện thủ tục bàn giao xe, thanh toán và đăng ký xe.
- Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến hồ sơ, thủ tục pháp lý và quy trình giao dịch.
- Đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và các đơn vị nội bộ để đảm bảo trải nghiệm dịch vụ liền mạch.
4.
Quản lý nhân sự & phát triển năng lực đội ngũ
- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, cập nhật quy trình thủ tục cho nhân viên trong nhóm.
- Đánh giá hiệu suất, xây dựng kế hoạch phát triển năng lực nhân viên.
- Đề xuất cải tiến hệ thống thủ tục, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao chất lượng dịch vụ.